《浅谈做好政府机关部门的会务工作》

浅谈做好政府机关部门的会务工作

1引言

市政府办公室行政科是政府机构服务的助手，严格遵守党和政府出台的法律法规，完成好上级领导安排工作任务。会议会展涵盖会务筹备、沟通协调、各单位枢纽部门，是联系群众、联系单位的桥梁和纽带，会务工作效能和工作服务水平的高低直接影响会议的效果，对市政府领导的科学决策和决策的正确实施发挥很大作用，并影响区域经济发展的大局。

市政府所有会议通过组织、协调、沟通，在会议目的地召集各级领导干部商议事情。会议会展分为大型会议会展活动、中型会议会展活动和小型会议会展活动，包括场内及场外会务。政府相关部门及秘书部门对有关职能部门进行把关和安全评估，坚持精简和从严审批原则，分析会议会展是否有必要开，能否合并开，检查是否安全，可否用其他方式解决问题等。

会议会展的形式分为线上和线下，线上会议会展：电话会议、电视会议、视频会议、app视频以及、抖音、钉钉等网络会议会展。线下会议会展：观摩会议、现场会议、座谈会、茶话会、协调会议、工作性会餐和普通会议以及展览城、大广场、影播室、影剧院等现场活动。

2会议会展的发展趋势

第一，随着社会经济的发展，会议会展需求量不断增加。当前，社会各项经济指标增长、人文交流不断，会议会展的数量不断增加，在会议会展内容上进行创新成为会议会展的新亮点。

第二，在“会海成灾”时，会议会务质量亟待提高。会议泛滥已经成为一个全球性的基本问题。“会海”即会议数量过多，这是当今普遍现象，要想解决这一问题关键不在于对于会议数量的直接减少，而是要针对会议创新性不足、质量差的问题对会议内容进行精简、对会议要素进行协调。因此，要想真正做到精简和创新会议会展，必须有效提高会议的效能及质量。政府相关部门秘书人员和会务工作人员在会议会展组织协调工作中做到更加科学、合理，避免盲目性、随意性，严格落实会议会展活动中最基本的要素，实现对会议会展的合理化、科学化管理，梳理工作议程。

第三，社会及政府组织会议会展时有其特殊工作要求，例如，政府工作会议会展的内容、目标有很强的机密性。保守会议秘密是会议秘书工作人员的任务之一，需要对人物、场地、时间等保密。会议会展是具有领导等级的活动。会议会展工作者应在约定时间内布置完会场，按时参加会议。主场会议会展秘书工作人员应有较高的时间观念，决不能出现无故缺席、会议会展记录人员缺席或会场未及时布置好等问题。

3会议会展的基本作用

①信息沟通，互通情报。会议会展通过报告、发言、讨论、交流等形式，相互了解、相互协调，克服问题认识上的主观局限性。

②发扬民主，科学创新。会议会展可以体现民主决策的重要意义，听取各种不同意见，集思广益。

③互促进步，人文和谐。会议会展是人与人的直接交流，物与物的直接接触。通过交流思想，总结出好与坏，有助于发挥上下级之间的协调作用，增进同事之间彼此了解，实现人文和谐，不断完善会议会展成果。

④驱动经济，促进消费。会议会展形式众多，形成一种现代化会议会展经济圈。

4会务工作的基本内容

4.1会议会展筹备工作

会议会展筹备的重点是有亮点、有序、安全、策划性，必须在会议会展前期筹备到位。会务策划工作的完成情况，直接影响整场会议会展的成功与否。会场秘书组必须以高度的责任心做好会议策划筹备工作，会议会展筹备工作主要包括拟定会议流程、准备会议会展材料、布置会场。

4.1.1会议会展计划书

在做好资料发放和拍摄记录工作的基础上，将会议会展中所产生的问题记录和会后得出的结果记录留存。收集的资料主要有：宣传交流记录、会议记录、会议简报、新闻报道材料等。收集资料做到及时登记、手续完备。完成所有收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。

4.3.3会务工作总结反馈

召集会议会展工作人员，对本次会议工作中出现的问题进行认真总结反馈，做到主题明确、内容丰富，肯定成绩的同时，分析不足和问题，并对支持会议会展工作的有关部门和个人表示感谢，检查会议精神贯彻执行情况，做好反馈工作。为此，会议会展工作人员要高度重视会议会展的总结反馈工作。通过工作总结反馈让会务组织工作人员积累经验、提高综合能力，培养互相配合、协同合作的良好作风。会务组委会负责会议会展的主导、策划、管理和安排，是会议开办的先决条件。成功的会务组织协调工作，能够保证会议会展圆满完成。反之，会务组织工作不力，会导致会议会展的失败。总之，会议会展工作涵盖理论知识和会务技巧，是一门系统性科学。