《建立全面的档案管理制度探讨:档案管理规范》

建立全面的档案管理制度探讨:档案管理规范

摘要。个人信息作为一种特殊的档案，是档案的重要组成部分，加强其管理与保护是实现个人信息保护的关键点。本文对建立全面的档案管理制度进行了深入的分析。希望本文的研究能为个人信息保护提供档案管理的新视角、新模式。

关键词：档案；管理；制度

个人信息保护的管理制度不仅是对个人信息这一客体的管理与保护，更是对个人信息当事人权利的保护，也是对个人信息主体间权利与义务的协调。

一、收集归档制度

《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”因此，按照档案收集工作的基本规范，个人信息自形成后，应对其进行收集，实现集中、统一管理与归档。遵照档案收集工作的基本原则与具体标准，对个人信息的收集划定明确的归档范围，对收集作出明确的程序、时间、手续等方面的规定，对收集的个人信息实体质量要求其做到真实、准确与完整。

二、审核鉴定制度

审核鉴定，主要是对个人信息予以分类，将公开的与不公开的个人信息区分开，以便于分类管理与鉴定。在个人信息提供使用过程中，档案管理机构要对使用者的身份、使用目的、使用要求、范围等事项逐一进行审核，明确使用者的使用目的与范围，在确保个人信息安全的基础上，充分满足使用者对个人信息的使用需求。同时，档案管理机构在尽可能的条件下，对个人信息内容的真实、准确与完整性，进行审核、鉴定，保证其提供的个人信息的质量，保证个人信息对利用者的利用需求的满足。

三、利用许可制度

经过审核与鉴定后的个人信息，区分为公开与不公开两类。对于公开的个人信息，档案管理部门应依照规定提供相应的开放与利用：对于不公开的个人信息，应当控制其使用与公开范围，进行利用许可。《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条指出“涉及公民隐私的……档案，应当控制使用。”具体的利用许可包括两方面含义：第一，有条件的审批利用。《府信息公开条例》第十三条“……公民、法人或者其他组织还可以根据自身生产、生活、科研等特殊需要，向国务院部门、地方各级人民政府及县级以上地方人民政府部门申请获取相关政府信息”。第二，征得个人信息当事人的意见。《档案法》第二十一条“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的……个人……可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见……”。除个人信息当事人外的第三方的利用，应征得当事人的同意，否则不得擅自使用。

四、封闭期制度

[1]李广都，建立民生档案应注重公民个人信息保护[j]，上海档案，2011，8

[2]邢软男，个人信息保护认证管理机制研究[d]，东北财经人学，2011

[3]秦敏，中国个人信息保护立法问题研究[d]，兰州人学，2011