《人事工作手册》

人事工作手册

人事文员工作手册

一、工作服管理：

1、领用：新入职员工工作服领用，并签字登记；

2、退回：员工办理离职手续时，需退回入职时领取的工作服；

3、每月和盈创物业文员核对麓南员工工作服领用明细；

4、每年统计工作服领用明细及库存明细。

二、员工档案管理

1、协助人事经理办理员工入职、离职手续，并及时更新各公司新入职员工及离职员工档案；

三、社保相关事宜

1、每月5-8号核算各公司社会保险费用明细；

2、每月25号前办理各公司新转正员工的社会保险新增手续及离职员工的减少手续。新增：加盖公章的社会保险参保人员异动表（增加）一式两份、劳动合同复印件一份、参保人员身份证复印件一份；减少：劳动关系解除证明一份、加盖公章的社会保险参保人员异动表（减少）一式两份；

3、每月按时领取员工的医保卡及医保手册（带单位介绍信和员工一寸照）；

4、根据需要，办理异地生育备案、生育津贴申领等手续。（1）异地生育备案：到异地生育的参保人员，需填写《生育人员异地生育情况登记表》，由单位签字盖章、异地分娩医院的医保科签字盖章、异地医保中心签字盖章，并在分娩前持《生育人员异地生育情况登记表》及医保手册、生育证到所在社保局备案登记。（2）报销异地分娩费用：在异地分娩所产生的医疗费用，由参保人员先行垫付后，再到长沙市或各区医保局报销。报销所需资料：医保手册、夫妻双方身份证、生育证、婴儿出生医学证明、诊断证明、住院病案首页复印件（盖章）、费用明细发票及汇总清单（盖章）、产前检查门诊发票、生育人员异地就医登记表。费用报销时间是自分娩之日至8个半月内，每周二办理，逾期不予受理。

（3）生育津贴申领：产妇休完产假后的3个月内，最长不超过8个半月办理。女职工生育津贴每周三办理，男职工一次性生育补助金每周二办理。所需资料：女职工正常生育：生育津贴申领表（单位盖章）、医保手册、准生证、婴儿出生医学证明、独生子女证（根据个人情况提交）、夫妻双方身份证；女职工终止妊娠：生育津贴申领表（单位盖章）、医保手册、夫妻双方身份证、结婚证、诊断证明、妊娠b超单；男职工配偶：生育津贴申领表（单位盖章）、医保手册、夫妻双方身份证、准生证、婴儿出生医学证明、独生子女证（必须提供）、住院病案首页复印件（盖章）、诊断证明、住院费用发票、女方无工作无经济收入证明；

5、新参保单位开户：（1）参保单位经办人准备工商营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证原件及复印件一份、长沙市社会保险首次参保人员基本信息表、长沙市社会保险登记表、长沙市社会保险参保人员异动表（增加）、劳动合同复印件等相关表格，同时带u盘拷贝报盘资料用于填写人员参保信息；（2）、参保单位经办人持正确填写并加盖公章的上述表格、相关资料及财务凭证报“参保登记”窗口受理；（相关凭证包括：应付工资、应付福利费、管理费用等明细帐；近三个月工资发放会计凭证。）

（3）、通过审核的新参保单位，参保登记部在7个工作日内做参保登记录入，生成单位五险统一征缴编号。

四、费用核算

每月按时核算友帮公司的办公用品费、出车费、餐费等各项费用，填写费用报销单，由办公室主任、会计、财务主管签字审核，再交由出纳付款。

五、社保年检

1、根据每年年审要求准备好资料后，网上申报；（详见每年长沙市社保局发布的年审通知）

2、带全年财务凭证及相关资料到社保局进行初审、复审；

3、复审合格后，进行劳动监察，完成社保年检。

六、工商年检

1、登陆工商红盾—网上年检—-填写年检报告书—-网上申报；

2、初审合格后，打印年检报告书；

3、准备好年检资料。代理人证明、全部营业执照副本（经营范围中有属于企业登机前置行政许可经营项目的提交相关许可证件）、上年度资产负债表和损益表，所有证件需交复印件，验原件。

4、到登记机关提交资料，审核通过后，领取已加盖年检章的所有的《营业执照》副本，完成年检。

七、组织机构代码证年检

准备以下资料到所登记的质量监督局进行代码证年检。公司已年检的营业执照副本原件及复印件一份、组织机构代码证正本和所有副本原件、ic卡原件、法人身份证复印件一份、经办人身份证复印件一份、单位公章。

八、备案证换证、年检：

1、准备资料。长沙市房地产经纪机构备案表、工商营业执照（验原件收复印件、房地产经纪人员登记表、房地产经纪人员资格证书（验原件收复印件）、房地产经纪人员劳动合同（验原件收复印件）、身份证明（复印件）、营业场所证明（产权证或租赁证）（验原件收复印件）、法定代表人身份证明（复印件）。

2、所在区住建局（城乡建设局）市场监管科签署意见；

3、长沙市房地产中介协会进行信息核对、录入系统并签署意见；

4、市住建委市场监管处审核；

5、换发备案证。

九、食品流通许可证办理

1、准备资料。食品流通许可申请书、《名称预先核准通知书》复印件（已获主体资格的提供营业执照复印件）、负责人、食品安全技术人员、食品安全管理人员的任职书及身份证证明（外加食品安全技术人员、食品安全管理人员的健康证复印件）、经营场所证明、保证食品安全设施设备、工具清单、食品经营企业提供食品安全管理制度文本、方位示意图（进入百度地图标记好地址再打印）、食品经营设施空间布局图、操作流程图（负责人签字）、经营乳制品提交乳品经营承诺书（负责人签字）、食品类别类型申报表（对经营的食品类型画√）、原企业已办理《食品卫生许可证》的需上缴正、副本原件、许可部门认为有必要提供的其他文件。

2、将相关资料加盖公章，并提交至登记机关审核。

十、公司设立登记（有限责任公司、一人公司、国有独资有限公司）

1、名称预先核准登记。全体投资人签署的《企业名称预先核准申请书》、指定代表人或共同委托代理人的身份证证明，到工商局核名窗口办理。

2、准备以下资料到工商局新公司设立登记窗口办理：公司法定代表人签署的《公司设立登记申请书》、全体股东签署的《指定代表或共同委托代理人的证明》、全体股东签署的公司章程、股东的主体资格证明或自然人身份证复印件、验资报告、法定代表人任职文件及身份证复印件、董事监事和经理的任职文件及身份证复印件、住所证明、企业名称预先核准通知书、根据经营范围不同需提交的相关证件或证明；

十一、公司经营范围变更登记

1、公司法定代表人签署的《公司设立登记申请书》；

2、全体股东签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》及指定代表或委托代理人的身份证件复印件；应标明指定代表或者共同委托代理人的办理事项、权限、授权期限。

3、全体股东签署的公司章程；

4、股东的主体资格证明或者自然人身份证件复印件；

5、依法设立的验资机构出具的验资证明；

6、股东首次出资是非货币财产的，提交已办理财产权转移手续的证明文件；

7、董事、监事和经理的任职文件及身份证件复印件；

8、法定代表人任职文件及身份证件复印件；

9、住所使用证明；

10、《企业名称预先核准通知书》；

11、法律、行政法规和国务院决定规定设立有限责任公司必须报经批准的，提交有关的批准文件或者许可证书复印件；

12、公司申请登记的经营范围中有法律、行政法规和国务院决定规定必须在登记前报经批准的项目，提交有关的批准文件或者许可证书复印件或许可证明。

十二、公司住所变更登记

1、公司法定代表人签署的《有限责任公司变更登记申请书》（有限责任公司填写，公司加盖公章）；

2、公司签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》（公司加盖公章）及指定代表或委托代理人的身份证件复印件；

应标明指定代表或者共同委托代理人的办理事项、权限、授权期限。

3、关于修改公司章程的决议、决定；

4、修改后的公司章程或者公司章程修正案（公司法定代表人签署）；

5、变更后住所的使用证明；

6、法律、行政法规和国务院决定规定变更住所必须报经批准的，提交有关的批准文件或者许可证书复印件；７、公司营业执照副本。

以上各项未注明提交复印件的，应当提交原件；提交复印件的，应当注明“与原件一致”并由公司签署，或者由其指定的代表或委托的代理人加盖公章或签字。十

三、法定代表人变更登记

1、公司法定代表人签署的《公司变更登记申请书》（公司加盖公章）；

2、公司签署的《变更登记附表——法定代表人信息》（公司加盖公章）；

3、《指定代表或者共同委托代理人的证明》（公司加盖公章）及指定代表或委托代理人的身份证件复印件；应标明指定代表或者共同委托代理人的办理事项、权限、授权期限。

4、根据公司章程的规定和程序提交原任法定代表人的免职证明和新任法定代表人的任职证明；

5、法律、行政法规和国务院决定规定变更法定代表人必须报经批准的，提交有关的批准文件或者许可证书复印件；

6、法定代表人变更涉及公司章程修改的，还应提交关于修改公司章程的决议、决定以及修改后的公司章程或者公司章程修正案（公司法定代表人签署）。

7、公司营业执照正副本。

公司变更法定代表人姓名涉及公司董事变动的，应按《公司董事、监事、经理备案提交材料规范》同时提交相关备案材料，相同的材料不必重复提交。十

四、注册资本变更登记

1、公司法定代表人签署的《公司变更登记申请书》（公司加盖公章）；

2、有限责任公司签署的《公司变更登记附表――股东出资信息》（公司加盖公章）；

3、公司签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》（公司加盖公章）及指定代表或委托代理人的身份证件复印件；应标明指定代表或者共同委托代理人的办理事项、权限、授权期限。

4、关于公司增加／减少注册资本的决议或者决定；

5、修改后的公司章程或者公司章程修正案（公司法定代表人签署）；

6、依法设立的验资机构出具的验资证明；

7、以股权出资的，提交《股权认缴出资承诺书》；

8、股份有限公司以募集方式增加注册资本的还应提交国务院证券监督管理机构的核准文件；

9、法律、行政法规和国务院决定规定变更注册资本必须报经批准的，提交有关的批准文件或者许可证书复印件；

10、公司减少注册资本的，提交在报纸上刊登公司减少注册资本公告的有关证明和公司债务清偿或者债务担保情况的说明；

11、公司营业执照正副本。十

五、组织机构代码证办理

1、公司营业执照副本原件和复印件一份；

2、加盖单位行政公章的组织机构代码申报表；

3、法定代表人（负责人）和经办人身份证复印件；十

六、组织机构代码证换证、变更和年检应提交的资料

1、公司营业执照副本原件和复印件一份；

2、加盖单位行政公章的组织机构代码数据审核表；

3、法定代表人（负责人）和经办人身份证复印件；

4、原组织机构代码证正、副本及ic卡。十

七、建造师注册

1、企业锁内申报建造师个人信息，待建设厅初审；

2、初审合格后打印建造师初始注册申请表，一式两份；

3、登陆“湖南政务网上虚拟大厅”，到相应页面上传建造师初始注册申请表及相应资料；

4、到市建委提交相应资料：建造师初始注册申请表一式两份、建造师资格证书、学历证书、身份证、劳动合同，相关证件和证明材料需提供原件核对无误后返还，复印件保存；

5、每日跟踪湖南建筑信息网关于建造师注册的公告；

6、公告合格，带单位介绍信至湖南省建筑协会缴费，刻建造师执业印章；

7、到湖南省建设厅打印证书，一个月左右再到湖南省建筑协会领取执业印章；

8、公告不合格，则重新申诉。十

八、建筑施工企业三类人员证书申报

3、工商营业执照复印件；

4、企业资质证书复印件。

注：所有提交复印件资料的均需提供原件核对