《高校学籍档案管理的有效措施分析》

高校学籍档案管理的有效措施分析

摘要。学籍档案是学生常会听到的一个词，学生在学习中、生活中、社会实践中的所获得的荣誉、受到的嘉奖，都会成为学籍档案的一部分，对学校、社会还有个人都有证明、保存以及极大的使用价值，是一个学生成长的真实记录，也是一个学生从出生到毕业、就职的“履历表”。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案管理是一所高校的重要组成部分，有其非常重要的作用与地位。高校学籍档案的管理可以规范学生，掌握学生的动向，是培养一名合格毕业生的重要依据和组成部分。

关键字：高校学籍；档案管理；有效措施

随着改革开放步伐的加大，我国教育事业的蓬勃发展，高校在培养专职人才方面担负着十分重要的作用，社会需要各种专门型人才，无论是理论型、技能型还是应用型人才，都需要在高校这个大熔炉中进行培养和锻炼。而实现这一目标和任务，就需要加强和完善学生学籍管理工作。只有实现学生学籍管理工作的有序性、有效性，才能够提高教学质量，稳定教学秩序，优化校园环境，保证保证办学目标的实现。本文即就高校学籍档案管理得有效措施进行分析与建议，期望可以帮助各高校管理人员探索高校学籍档案管理管理模式，为高校学籍档案管理的进步有所促进。

一、学籍档案管理中存在的问题

长期的教学实践已经使得高校学籍档案管理较之之前有了较大改善，但不可避免的，高校学籍档案管理依然存在着许多明显的缺陷和现实的问题，其中有以下几点比较突出：

1、管理体制存在问题

目前来说，管理体制和管理方式上存在的问题比较明显，管理权属不清，管理职责不明确，管理人和和管理档案的人员混杂，十分混乱。更有甚者，部分管理人员在面对出现的问题方面根本不知道是管理的人出的问题还是档案出现问题。管理脱节现象严重，档案和相关的材料界限不明，存放混乱。另一方面，高校在管理方式上还未形成统一标准，各个部门的管理方式不同，管理标准不同，沟通较少，以至于各个部门按照各自的管理方式进行管理，最后归档时候显露的问题难以得到根本的解决。

2、高校学籍档案失实现象严重

任何一个领域，最大的禁忌就是造假，在高校学籍档案管理方面此问题也十分严重。造

假无论成分有多少，都将会影响档案的真实性。与真实不符的档案，无论多美，都失去了其应有的本质与凭证的价值。目前，现实情况错综复杂，社会不正之风的影响也愈演愈烈，高校学生档案的虚假情况也在悄然发生。比如公司在招聘会招聘时候，常常会收到同一高校的多分应聘简历，对比之后发现，同一个班级出现多个学习委员，多个学生会主席的学生干部甚多，现在各个高校的就业任务繁重，学校为让学生尽快就业，走上工作岗位，不仅默认学生档案的一些不实内容，还会帮助学生讲加分项的内容、材料跟进档案，而一些处分等档案资料则放置高阁。这使得学生的真实情况难以反映出来，好学生的奖励被怀疑是假的，假的奖励则被误认为是辉煌的过去。

3、高校学籍档案收集不及时

为提高学籍档案的价值，应该保证档案材料的真实性和完整性。而学生学籍档案主要是在各

教学院系、教务处、招生办、学生工作处、就业指导中心等部门产生和形成的，具有分散性。高校学籍档案管理的第一步就是收集，而收集不及时是现高校普遍存在的问题。现高校扩招情况比较普遍，有统招的人员也有补录的人员，甚至补录的人员大批量的增多，在时间上就延长了招生的周期，客观上也给收集招生资料带来困难。各专业的扩增，补考的统计及成绩发放的时间不同，给收集学生成绩工作带来不便。再次，学生留（降）级、休学、复学、退学、转学等学籍异动的情况多，导致学校在统计学生数量方面不准确，为教学管理带来困难的同时对学生档案的影响也很大。每个学生的情况都必须一一核实，资料都需要逐一填写，这些工作内容也会给档案的收集整理工作带来困难。

4、学籍档案管理者对档案管理意识薄弱

目前来说，学校高层对档案管理工作的重视度不够，对档案管理的重要性认识还不充分，因此常会出现对行政档案、人事档案很重视，对学生的学籍档案却马马虎虎，这种思想导致的直接后果就是懈怠情绪情绪的出现，需要填写的表格填写不规范，相关材料收集不完整，无论是人力、物力、财力投入都会出现不足的情况。学籍整理的办公设备成就，在出现需要学生学籍档案时候，推诿责任，以至于引起很多用人单位需求与档案内容空虚之间的矛盾。

5、档案管理人员专业素质偏低，管理观念落后

有些高校档案管理制度松散，工作散漫，存放学生学籍档案材料没有规矩，十分杂乱，在鉴别过程中需要耗费大量的人力和时间，学生学籍档案管理人员更换频繁，人员素质较低，工作中没有积极主动性，管理理念陈旧，对学籍档案特点、规律及价值作用认识不清，以

致效率低下，使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中及时有效地发挥作用。

二、改进学籍档案管理的对策

学生学籍档案管理的改革已经是迫在眉睫，笔者在总结上述问题的前提下，提出几点改进意见，以供参考。

1、建立规范制度，规范学籍档案管理

首先，应建立健全学籍档案的管理机制。学籍档案管理一般情况下应当由主管教学的教学主任管理，教务处长具体监管组织实施的体制，在学校人员体制中设置专门的学籍管理岗位，各个部门都应当配合学籍管理人员的需要和工作，形成以学籍管理岗位为中心的学籍管理制度。

2、健全收集整理等一系列流程

收集学生学籍档案材料一定要具备完善的各项规章制度，按照相应的规章制度，流程进行操作，制定统一的标准和要求。除科学制定归档范围、编订科学规范的卷内目录、规定各类表格的形式、印制的尺寸之外，还应建立健全的收集整理、检查校对、修损补缺、保管保密、鉴别归档、去假存真、转递送交和管理职责等各项规章制度或措施，做到有据可查，有章可循，照章办事，使学籍管理工作走向制度化、流程化。

3、采用灵活多样的管理方式

学生的学籍管理并非只针对一个专业，一个学科的学生，其针对的是全校学生的学籍管理工作，因此必须对不同专业的学生实施不同的，具有可靠灵活的管理方式，才能够实现学籍管理工作的优化。采取分专业、多层次的管理模式，可以更好的管理学生学籍。目前学生选课自由，设置可以跨系跨年级选课，这都给学籍管理带来一定影响和难度。因此在学籍管理过程中要跟踪学生的学习情况，选课情况以及成绩考核情况，因人而异，分别进行登记和注册。同时还应当应用计算机软件进行管理，使学籍管理更加科学化，现代化。

4、加强对学籍档案管理工作的领导，建立一个有素质、有执行力的管理队伍。全校档案工作中学籍档案从开始形成到归档完毕涉及的面最广、人最多。领导重视是学籍档案规范化管理的关键，每一个学生、教师、领导都应当重视学籍档案管理工作，不应当成为应付差事的工作，每一个环节都应当由专人负责，从开始的档案资料收集、表格填写，到之后的卷宗归档，每一个步骤都需要管理人员用心去做。同时还要对各个职能部门进行培训，将学籍管理纳入考核内容之一。

总结：高校学籍档案管理不是一件敷衍了事即可结束的工作，其需要管理人员的责任心，

认真的完成工作，只有这样，学生的档案才能够统

一、真实，为学生以后走上工作岗位做好准备，做好前期工作，也为单位与学校的衔接工作做好过渡。

参考文献：

1、陈雪雷.浅议高校学籍档案的收集和利用[j].湖北中医学院学报，2004，9

2、李佳秋，陈江滨，肖琳.试论高等学校学籍档案的管理与开发利用[j].湖南工业职业技术学院学报，2004，3

第二篇：推动档案规范化管理的有效措施分析推动档案规范化管理的有效措施分析

【摘要】

推动档案规范化管理有利于提高档案管理水平，更好地约束和规范日常工作流程，促进档案资源作用的有效发挥。本文结合档案管理具体工作，就推动档案规范化管理提出相应措施，主要包括明确目标、做好规划、健全管理措施、提高管理人员素质、注重管理和监督巡视等内容。

【关键词】

档案；规范化管理；管理措施；管理人员；监督巡视

为促进档案作用的充分发挥，应该结合档案管理需要，严格遵循规范流程，健全完善档案管理制度措施，提高管理人员素质，进而有效推动档案管理规范化。但在实际工作中，一些单位没有严格执行档案管理制度措施，管理人员素质偏低，巡视监督不到位，制约档案管理水平的有效提升。本文结合实际工作需要，就推动档案规范化管理提出相应对策，希望能为具体工作开展提供启示。

一、注重档案规范化管理

在思想上要提高认识，明确档案管理规范化的流程，根据本单位实际情况，对档案管理工作进行科学合理规划。并严格遵循各项制度措施，努力提升档案管理工作水平。

（一）明确目标。单位领导要加强联系，密切配合，根据本单位实际，结合档案管理和档案资料使用需要，制定明确的档案管理目标。例如，明确管理人员的工作目标，明确管理制度目标和档案数字化处理所要达到的目标。并在这些目标指引下，严格落实档案管理规章制度，确保目标明确，制度得到有效落实。进而有效约束管理人员各项工作，让他们更好履行职责，促进档案管理规范化。

（二）做好规划。根据档案管理目标，以实现档案规范化管理为目标，做好规划工作。举办各种形式的宣传交流活动，增强档案管理意识，增加资金投入，注重信息技术应用。并制定档案管理的长期和远期规划，对完成较好的单位和个人采取奖励措施，对没有达到管理目标的采取惩罚措施。

二、健全档案规范化管理措施

以推动档案管理制度化和流程化为目标，制定健全完善的管理措施，严格规范档案管理各项活动，避免工作上出现疏忽，让档案管理活动有序进行。

（一）完善制度。以实现档案规范化管理为目标，制定健全完善的制度措施，确保各项制度有效落实。同时还要严格遵守和执行各项规定，让相关制度有效落实，更好约束和规范各项工作流程，提高档案管理水平。

（二）明确责任。建立并落实责任制，明确档案管理人员职责，让他们在职责范围内开展工作。并且管理人员要增强责任意识，遵循《档案法》和档案管理规章制度，做好职责内的每一项工作，有效提升档案管理水平。

（三）奖惩激励。建立奖惩激励制度，让管理人员有效遵循管理制度，增强他们的责任感，提高他们的管理水平。例如，对档案管理到位、水平高的单位和和个人实施奖励，对没有遵循制度措施、管理工作不到位的采取惩罚措施。

三、注重提高管理人员素质

。c合采取有效措施，促进档案管理人员素质提高，健全管理培训措施，让他们有效遵循管理流程和制度措施，为档案管理水平提升贡献自己的力量。

（一）引进人才。充分发挥优秀人才的作用，相关单位要结合档案管理需要，以实现档案规范化管理为目标，引进专业知识扎实、管理技能强的工作人员。进而充实档案管理队伍，为有效开展档案管理的各项活动奠定基础，储备优秀的人才资源。

（二）加强培训。以提升档案管理人员素质为目标，构建完善的管理培训措施，明确管理培训目标，更好约束和规范管理人员。加强培训工作，采用讲座、专题学习、课堂授课、参观学习等形式，让档案管理人员深化对理论知识的学习，努力提高管理工作水平，不断积累经验，适合档案管理需要。另外还要加强学习，提高法律意识、责任意识、道德水平，增强对管理工作的适应性，促进档案管理规范化。

四、加强档案管理监督巡视

相关领导要提高思想重视程度，严格落实各项制度，加强巡视和检查监督，及时发现并改进存在的不足，有效规范档案管理各项工作。

（一）健全制度。以提升档案管理规范化水平，有效约束和规范档案管理工作为目标，健全监督巡视制度。合理配备工作人员，明确工作人员职责，让他们有效规范管理活动。根据规章制度和管理规范流程，严格执行和落实巡视监督制度，定期和不定期对档案管理工作开展巡视。要让管理人员明确职责，加强管理，严格遵循相关制度措施。对可能出现的问题，应该及时采取完善措施，从而弥补可能存在的不足，让管理流程更加规范化，管理措施更为有效地执行和落实。同时还要建立有效的巡视监督汇报制度，让负责人汇报自己的工作，做好整改工作，防止档案管理过程出现疏忽，推动档案管理工作水平有效提升。

（二）巡视检查。通过巡视检查能够掌握档案管理基本内容，更为全面地了解现状，进而改进存在的缺陷。巡视过程要严格遵循规范要求进行，确保档案管理严格按照管理流程进行，进而努力提升管理水平。要查看卷宗处理、档案编号是否准确，确保档案资料齐全，对存在的不足及时改进。查看档案数字化处理是否到位，保证数据库资料完整，目录和资料齐全，方便档案资料查询。同时还要注重档案资料巡视和检查，重视数据库更新和升级，提高数据库综合性能，进而有效提升档案管理水平。

五、结语

总之，根据档案管理工作需要，综合采取有效措施推动档案规范化管理。有利于弥补管理工作的不足，进而实现提高管理工作水平的目的。同时也能规范管理流程，促进档案资源得到有效利用，让档案资料在具体工作中更好地发挥作用。

【参考文献】

[1]范兴惠.如何推动档案管理的规范化发展[j].办公室业务，2013（4）：108.

2、加强学籍档案管理人员自身，提高素质，稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识；必须热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律；必须有极大的责任心和学习精神，经常研究工作中出现的新情况，解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现，所以必须提高档案管理人员素质；有针对性的培养人才，适当提高人员待遇，稳定学籍档案管理队伍，保证档案管理工作的严肃性与持续性。

3、推进“档案信息化”，促进学籍档案现代化建设。在目前整个社会大环境中，档案工作正随着经济、社会和科学技术的发展不断发展变化，学籍管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校学员人数多、工作量大的现状，“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，已大大提高学籍档案管理的效率，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。这是信息技术、网络技术的快速发展给学籍档案管理带来的机遇。以下几方面是中职学校学籍档案管理信息化建设的基本要求：①硬件设备的准备：计算机、扫描仪、打印机、复印机等；②档案信息化管理制度的建立：包括档案收集、输入、校对、审查、储存、备份、修改、查阅等制度；③做好病毒及黑客的多层次防护；④专职人员培训制度及标准操作流程的建立；总之，学籍档案计算机信息化管理是现代社会学籍档案管理发展的必然途径，已成为衡量中职学校学籍档案管理水平高低的重要指标。

随着设会的进步和发展，中职学生的社会需求也在稳步上升，保证学籍档案的真实、完整、准确，是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一，因此，加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期而又与时俱进的工作。本人结合实际工作经验，就中职学校学籍档案的内容、作用谈了一些认识，针对目前中职学校学籍档案管理工作中存在的普遍问题，论述了从完善管理制度、提高管理队伍素质、学籍档案信息化管理的发展趋势三方面加强学籍档案的管理。