《XXX档案管理工作实施方案》

XXX档案管理工作实施方案

第一篇：xxx档案管理工作实施方案xxx档案管理工作实施方案

为了确保本年度xx及xx办公室档案工作项目工作计划的顺利完成，建立及管理是各项工作的基础，为此特制定此方案。

一

建档工作：

1、时间：

预计在

月

日———

月

日完成初步分类工作预计在

月

日———

月

日完成装订编号装盒工作预计在

月

日———

月

日完成档案目录录入工作预计在

月

日———

月

日完成档案入室工作预计在每年的9月底以前完成上一年度整理工作。2质量要求：

内容齐全完整、真实准确、书写规范、基础内容无缺失。资料要做到真实、科学、完整，而且连续、可用。

3、档案设施：

档案室应配备相应的设施及设备，以便于档案员的管理和操作。

二、档案室的档案管理

1、为了提高档案的利用率、更新率，须由专人负责统一管理，并做好查阅档案的相关工作及相关手续（暨借阅凭条、登记、签字、保密等）

2、为做好档案的安全管理，必须由专人负责档案室的安全工作（暨防火、防电、防水、防霉、防盗等工作）

3、为做好档案的保密工作，必须由专人负责管理，闲杂人员禁止进入档案室，档案室的文件在没有经过相关领导的批准，禁止带出档案室、禁止复印和拍照。

4、为做好档案的统一管理，档案的接收必须在接收之前清查好档案的内容是否齐全完整、书写是否规范、基础内容是否缺失。

三、本实施方案在公布之日实施。

xxx档案室

20xx年x月x日

第二篇：x-档案管理制度档案管理制度

第一章总则

第一条为加强对公司各类档案的收集、整理和归档工作，有效地保护和利用公司档案，为公司建设发展服务，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于集团、各分子公司。

第三条集团各部门、各分子公司、员工均有提供档案、利用档案、保护档案的义务和责任。

第四条档案工作实行统一领导，集中管理，全面共享的原则。第五条工作变动或与本公司终止劳动关系前应把手中所有档案及有关资料全部移交给接管人，经部门负责人确认后方可办理离职手续。

第六条逐步完善档案制度，设置档案柜，配备必要的档案保护设施，确保公司档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化，实现企业档案管理达标。

第二章档案的定义和分类

第七条档案的定义。是指公司各部门在从事经营、管理活动中所形成的对企业有保存价值的各种财务档案、人事档案、社保档案、培训档案、市场广告宣传档案以及计算机资料、图表、荣誉证书、声像、底片等不同形式、不同介质的历史记录。

第八条档案分类：

（一）财务档案。是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要资料和证据。

（二）人事档案。是人力资源部按照公司发展方针，在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任命等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现以及工作变动等情况的文字材料、薪酬管理等。

（三）社保档案：是人力资源部依照国家有关规定，对员工参

加社会保险过程中具有考察利用价值的各种文字、数据、图表等不同形式的历史记录。

（四）培训档案。包括学员档案、讲师档案、课程档案、教材资料、培训调查分析资料、课室/器材/工具管理、综合文件。

（五）市场广告宣传档案。报纸广告、印刷单页等宣传类档案。

（六）文书档案。包括各类文件、合同模版、会议纪要、报告、计划、总结等。

（七）科技档案。指引进的各类设备、软件、随机资料等。

（八）实物档案。指公司的各类证照、荣誉证书、奖章奖牌等。

（九）多媒体档案。指记录公司的照片，录音、录像等。

（十）合同档案。指公司与客户签约的各类合同和附件。

第三章档案管理机构及其职责

第九条财务部、技术部相关档案由财务部、技术部自行集中管理、保管。其他档案由行政部办公室集中管理，并设立档案柜负责接收、收集、整理、保管全部档案并提供查询利用工作，行政部有权检查并监督各部门的档案管理工作。

第十条公司各部门所有档案由各部门负责人统一管理，非机密性文档应转发行政部同时建立备案。

第四章归档范围、程序、整理要求

第十一条目前公司档案归档的范围包括。财务档案、人事档案、社保档案、培训档案、市场广告宣传档案、文书档案、实物档案、电子档案（多媒体）、客户合同、客户信息备案等。

第十二条档案归档程序。各部门在整理档案时，以“份”为整理单位，包括收集—分类—排列—编号—编目—录入电子版—装袋—入柜，必须认真做好每个程序，并将基本内容填写与档案袋封面。

第十三条整理要求（管理标准）：

（一）财务档案管理1.财务档案内容包括：

①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。②会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿等会计账簿。

③财务报告类。月度、季度、年度财务报告；包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

④其他类。银行存款余额调节表、银行对账单、收费票据存根，其他应保存的会计核算专业资料、财务档案移交清册、财务档案保管清册、财务档案销毁清册。

2.会计档案形成部门应指派专人负责部门的全部会计档案的收集、整理和移交归档及装订工作。会计档案的装订要牢固、整齐、美观、不得压字、掉页。装订前对其中破损的部门进行修补。会计账本及财务会计报告装订前要抽出空白页，并对有文字的页面编写页号。每一册会计档案的封面项目均应填写清楚，并在相应的位置加盖骑缝章。

（二）人事档案管理1.人事档案内容包括：

①贴有1寸免冠照片且签字完全的入职申请表；②身份证复印件1份；③学历证书复印件1份；

④鉴定完毕的劳动合同（鉴定后归档）；⑤转正考核表1份（转正员工）；⑥工资卡正反面复印件1份。

2.人事档案管理要求：

①人力资源部人事专员整理档案时以部门职级序列表顺序分类建立员工档案，分类为：在职、调离、已离职。②人力资源部为每个员工建立员工档案，按照以上人事档案包括的内容（1—5）的标准建立详细的档案目录和资料。人事档案归档后，人力资源部只保存变更部分，并按季度将变更部分整理归档，入档案柜。

③收集的归档资料，在归档前必须进行认真、细致的审查和鉴别，保证资料的完整性和真实性。

（三）社保档案管理：

1.社保档案包括。核定花名册、变更申请表、变更花名册、缴费通知单、税票、医疗本领取花名册等。

2.社保档案的接收要求：

人力资源部以公司为单位，按月整理、装订；按照时间顺序每年6月份上交上一年档案。

（四）培训档案管理：

1.培训档案内容包括。学员档案、讲师档案、课程档案、教材资料、培训调查分析资料。

2.培训档案管理要求：

①公费培训所产生的影音（光盘）资料、图书资料、资格证书等实物性资料均由培训部整理后统一归档。②培训档案，由相关单位每季度按照内容分类、收集、整理、归档、成套上交。

（五）市场广告宣传档案管理：

1.市场广告宣传档案包括。报纸广告、印制单页、图像、图形、影像、声音、多媒体文件等宣传类档案。

2.市场广告宣传档案管理：

由市场部专人按照时间和活动顺序进行收集保管，并将该类电子文件整理后，交到信息科技部拷贝到光盘上备份，每月10日前列以清单和明细表、一起保管。

（六）文书档案管理：

1.文书档案包括各类文件、合同模版、会议纪要、表格、报告、计划、总结、请示等。

2.文书档案管理要求：

①文件材料形成部门必须将归档文件收集齐全，并以份为单位，逐份整理归档。

②凡归档文件材料，无论是收文、发文或无字号文件，都应存原件。特殊情况需用复制件代替的，应由经办部门负责人签字确认，并在行政部留底。

③重要传真件、电传件应进行复制，并将复印件归档，原件可以不归档。

④每份文件在处理过程中形成的全部材料应组合在一起。如：报表所附带的名册、图册、书刊等应作为一件处理。⑤每份文件应按照下列顺序排列：正本—附件—发文稿纸（或文件处理单）—底稿—附属材料等。

⑥归档文件排列好以后，应依次在每张文件正面的右上角编写张号。文件在形成时已有页号的可不另外编号。⑦如文书有编号，要按照文书分类和编号统一按顺序归档。

第四章档案、合同验收与保存

第十四条档案、合同验收：

（一）归档的档案应当真实、准确、完整，签章齐全等，签字人资格符合要求；归档的电子档案应当外观完好、整洁无损，记录项目与登记一致。

（二）归档档案、合同必须是原件。即遵循档案自然形成规律而生成的各种形式的原始记录。（复写件、复制件不属于档案原件）

（三）公司发文的文书要统一使用a4规格的办公用纸，不得用笔在上面随意涂划修改。

（四）各部门档案都应按类别分开、按时间顺序整理、以整套为单位统一归档。

（五）归档文书、合同等必须图物相符，帐物相符，所列清单与内容一致。

（六）每年的第一季度（1至3月份）为办公室销毁过期档案的时间。

（七）每季度末（3月、6月、9月、12月）各部门对上一

季度的档案进行档案整理、装订、立卷。

（八）每季度初（1月、4月、7月、10月）为各部门上交档案的时间。（除市场广告宣传档案外）

第十五条档案、合同保存：

（一）每季度归档的合同要逐一进行编制录入档子档案系统，便于今后的综合查找、利用。

（二）档案室存放的档案做到有条有理、主次分明、存放科学。

（三）档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握使用规律。

（四）严格遵守档案安全保密制度，做好防护档案流失的工作。

（五）档案柜须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保证档案完好无缺。为了更系统的管理公司的各类合同，并防止丢失或查无依据，要求各分公司合同管理人员认真做到。

第五章公司合同管理办法

第十六条合同打印

（一）必须严格执行合同编号，不得跳号，各类合同要分类放置，并将打印使用了的合同编码做相应的标注。以2014年xx市合同编号为例，编号如下：xx推广合同：hstg1400001开始

x市免费网站建设合同：hsmj1400001开始

x市网站建设合同（收费）：hswz1400001开始

x市品牌起跑线：hspp1400001开始

x市企业之窗：hsqy1400001开始

（二）合同领取。领取需要填写附件一《合同领取登记》，必须将领取人和时间等相关信息填写完整，同时由部门经理签字。合同必须当日归还，不得拖延，合同管理者要及时做归还记录。

（三）合同归档：所有使用后归还的合同必须统一归档，方法：每一个签约单位（公司）都要入档案袋，都有唯一的编号，同一个公司的各类合同和续费提交单都放置于一个档案袋中；同一个单位（公司）的不同科室（系）要就近放置。将签约时间和合同种类写在档案袋封面后入库。

（四）合同查阅。合同管理员要及时将已签约的合同录制成电子版，查阅后归档，不得随意外借。每月底，将附件二《已签合同汇总表》发至呼市行政部备案。

第五章借阅

第十七条公司员工因工作需要，在办理登记手续后，均可借阅相关档案，但必须严格执行以下借阅规则：

（一）查阅相关档案，需经管理部门负责人逐一权限批准。

（二）档案不得借出，如因工作需要外借的，要取得部门负责人签字批准，使用后及时归还，并做好保密工作。绝密文件一律不得借出。

（三）查阅档案时遵守档案管理规定，以防损害档案。

（四）借阅档案不得复制和摘抄无关事项。确需复制必须经发文部门或合同签约人员签字确认。绝密文件一律不得复制。

（五）不得在借阅的文书档案上作任何标记和符号，不得抽页和折叠，也不准撕毁和涂改文书档案。

第十八条非公司员工无权查阅我公司档案。确因工作需要查阅的，须持单位介绍信，经我公司经办部门人员带领，部门负责人签字批准，办理查阅手续后方可查阅，但一律不外借。

第六章档案管理年限第十九条永久保存文件：

（一）集团公司公司登记证书；

（二）政府机关核准证书；

（三）资格证书及各类政府批文、荣誉产权证书；

（四）公司签约单位资料及其资质；

第二十条1—10年保存文件：

（一）集团公司规章制度及各类通知；

（二）重大会议决议、纪要、活动照片；

第二十一条1—5年保存文件。客户续费提交单（在线客户续费提交单没两年销毁一次，下线客户续费提交单每一年销毁一次）。

第二十二条会计档案的保管期限依据国家会计规范执行。

第七章销毁

第二十三条根据档案管理年限，每年由档案室和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定分类。

第二十四条对超过保管期限和已没有保存价值的档案，由档案室提出，相关职能部门组成鉴定小组，鉴定小组必须逐件审查鉴定，提出存毁意见。

第二十五条准备销毁的档案要逐件登记造册，并经总经理审查批准。第二十六条保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及未了事项的原始凭证不得销毁，应单独立卷，保管到未了事项完结为止，并在档案销毁清册和保管清册中列明。基建项目建设期间，其保管期满的财务档案不得销毁。

第八章处罚

第二十七条公司全体员工必须严格执行本管理办法。

第二十八条对违反本管理办法规定的行为，由公司责令限期改正。因违反本管理办法规定给公司造成损失的，由直接责任人承担全部损失，并根据情节轻重对相关责任人予以相应的处罚。

第二十九条对已造成严重后果的违规行为，如恶意泄露公司秘密等行为，公司将对直接责任人进行严肃处理。除承担给公司造成的全部损失外，公司还将视情节轻重对其予以从警告到撤职，直至开除的行政处分；构成犯罪的，则移交司法机关追究刑事责任。

第九章附则

第三十条各分公司每季度初（1月、4月、7月、10月）将档案上交总公司。

第三十一条附《档案借阅审批单》

第三十二条本办法自公布之日起试行。解释、修改权归行政部。

第三篇：工程档案管理实施方案南京二期工程档案管理实施方案

为认真贯彻落实《二期工程建设档案管理办法》和《二期建设工程竣工文件编制办法》，强化对项目文件的过程控制能力，确保项目档案齐全完整、内容准确、系统规范，真正做到档案管理与工程建设同步推进、纸质档案与电子档案同步建立、档案应用与工程管理同步见效，针对档案管理，特制定以下具体实施方案。

一、总体思路

坚持项目档案全过程管理理念，遵循“谁主管谁负责”、“管生产必须管档案”的原则，以落实项目法人负责制为核心，以建立健全管理制度为抓手，以强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节控制为主线，创新实践档案管理工作新思路、新模式、新方法，提升项目档案管理水平，使项目档案管理工作与工程建设同等重视、同步推进、同步落实，实现“建精品工程，创精品档案”的工作目标。并以项目档案工作的规范开展促进建设项目管理工作的优化提升，更好地为项目建设与管理服务。

二、档案管理组织体系及职责

档案管理组织体系是档案管理责任制运行的根本保障，组织体系须充分体现科学性、合理性和效能性。二期工程档

1案管理组织体系分为三级：

（一）档案管理工作领导小组

领导小组由指挥部分管档案工作的副总指挥担任组长，各处室主要负责人为成员。主要职责为：全面部署和领导推进档案管理实施工作，审定档案管理制度，研究决策档案管理工作中出现的重大问题，审查归档资料，组织档案专项验收等。

（二）档案管理工作办公室

档案管理工作办公室是领导小组下设的日常办事机构，设在指挥部办公室，下设档案室。指挥部办公室主要负责人为档案管理工作办公室负责人，各处室分管负责人和档案管理员为成员。主要职责为：指导和推进落实档案管理实施工作，制定指挥部档案管理制度，检查项目部档案管理制度，组织培训交流活动，组织开展专项检查等过程控制活动，检查归档资料的真实性和完整性，承担档案专项验收的准备工作等。

（三）项目部档案管理工作小组

项目档案管理实行项目法人负责制。各施工、监理项目部进驻现场后必须及时成立档案管理工作小组，项目经理任组长，分管经理和档案管理员为成员。主要职责为：学习落实指挥部颁发的档案管理制度，制定项目部档案管理制度，落实档案管理实施工作，事先建立档案文件体系并确保文件及时归档，配合开展各项检查工作并及时整改，完成竣工文件组卷及自审，协助进行档案专项验收工作等。每个项目部

2必须设专职档案管理员1名，并根据工程量的大小配备足够数量的档案管理专兼职人员。要求选派责任心强、有一定工作能力和经验的人员承担档案管理工作，项目部应建立激励机制，给予称职的档案管理员一定的报酬和奖励。

档案管理工作领导小组将定期和不定期地召开工作会议，听取档案管理工作办公室的汇报，研究部署档案管理推进工作。档案管理办公室定期召开工作会议、经验交流会议和专题研讨会议，总结推广好经验、好做法，分析研究档案管理面临的问题，并制定对策措施。项目部档案管理工作小组定期召开工作会议，检查档案管理实施工作落实情况，并及时向档案管理工作办公室上报总结报告。

三、档案管理制度体系

档案管理制度体系是档案管理运行的重要载体和基础，制度体系须充分体现完整性、实用性和指导性。二期工程档案管理制度体系分为二个层面：

（一）指挥部层面档案管理制度体系

指挥部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善：

1、档案管理工作领导小组、档案管理工作办公室职责；

2、档案管理员工作职责；

3、档案管理办法；

4、竣工文件编制办法；

5、档案管理实施方案；

6、培训交流制度；

7、监督检查和整改制度；

8、考核奖惩制度；

9、档案专项验收制度；

10、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。

（二）项目部层面档案管理制度体系

施工、监理项目部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善：

（四）加强督办，确保进度。

局档案管理工作领导小组要认真履行工作职责，定期进行检查督办，随时掌握各门类档案收集整理进展情况，检查整理质量，协调解决各种具体问题，确保档案升级工作顺利进行，按时达标。

2010年3月22日