《开展社会保险业务档案达标验收的通知》

开展社会保险业务档案达标验收的通知

社会保险业务档案达标验收自评报告

达标验收自评报告全省社会保险业务档案达标验收工作领导小组：

为了提高我市社会保险业务档案管理水平，使档案工作不断走向科学化、规范化轨道，在市人社局和市档案局领导的高度重视和指导下，全局各业务部门为全面落实《社会保》，开展了险业务档案管理规定（试行）（以下简称3号令）卓有成效的工作。最近，我局对照《社会保险业务档案达标，对档案管理工作进行了全面的自检、验收内容和得分标准》自评，自评得分分，现申请省验收，申报等级为优秀。下面，将我局自检情况报告如下：

一、组织管理

（一）管理办法（标准分5分，自检得分5分）

1、3号令颁布实施后，我局立即按照《辽宁省社会保险（以下简称省实施细则）业务档案管理实施细则》，着手研究制定本单位本系统的业务档案管理办法。我局在制定管理办法的过程中十分慎重，组织专业人员多次深入基层了解情况、探讨业务、倾听建议，经过反复细致的调研，我们结合实际制定并下发了《本溪市社会保险事业管理局业务档案管》理办法（试行），并从2010年7月正式启动了市本级业务档案规范管理工作。根据省实施细则，我局结合经办职能和工作流程的实际特点，调整增加了业务环节，补充完善了分类方案，使我局业务档案管理工作更加有章可循、有法可依。

2、去年11月初全省社保业务档案管理工作会议后，我局立即召开了领导班子会议，及时传达了全省会议精神，并对贯彻落实工作进行了全面部署。会议议定，今后要把档案管理作为一项长期、重要的专项业务，列入议事日程，并在经办规程中加以明确。会议明确，由展伟副局长分管档案工作。

3、为进一步加强社保业务档案管理，明确工作职责，我局结合3号令和省实施方案，制定下发了《关于印发本溪（市社保局业务档案整理实施方案的通知》本社险发201012号），以文件的形式成立了市社保局业务档案管理工作领导小组，领导小组下设办公室，负责管理局档案室并具体落实业务档案管理有关工作。同时，在局办公室工作职责中，把业务档案管理工作作为一项重要内容加以明确。

4、全省社保业务档案管理工作会议之后，我局领导班子把业务档案工作列入重要议事日程，在每月召开的工作调度会上都要通报各部门业务档案工作进展情况，为全面完成达标验收工作，分管局长和局长在点评重点工作时，都把档案工作作为一个专题进行安排和部署。

5、我局已将业务档案管理纳入年度工作计划，并把此项工作列为重点工作之一，同时，结合人力资源和社会保障2事业发展“十二五”规划制定了档案管理工作发展规划。

（二）管理人员（标准分8分，自检得分8分）

1、为切实加强档案管理，完善机构建设，我局成立了社保业务档案管理工作领导小组，健全了档案管理网络。目前，我局分管档案工作的局领导1人，档案管理部门负责人和档案中心主任各1人，专职档案员2人，各部门档案工作负责人19人、兼职档案员19名，形成了专兼职相结合、健全的档案管理网络体系。目前，我局室藏档案总计61525卷，今后每年预计增加50000卷（件）（件），档案工作人员与管理的档案数量相匹配，能够适应档案工作未来发展的需要。

2、我局自成立档案管理机构以来，由于建立健全了档案管理各项规章制度，档案管理人员能够严格遵守规章制度，因此，未发生任何违反档案法律法规问题。

3、年初，我局根据档案工作发展需要，针对部分兼职档案员岗位变化的实际下发了《关于重新选聘兼职档案员的通知》，确立了兼职档案员的任职条件标准，并登记备案，由局办公室审核批准。新的档案管理网络专、兼职档案管理人员共21名，学历均在大专以上。

4、我局自组建新的档案管理中心以后，形成了有专业机构、专业队伍的档案管理新格局，也保证了档案管理人员的相对稳定，对各部门兼职档案员也明确提出了相对稳定的3要求。

5、为不断提高我局档案管理人员的业务素质和专业技能，档案管理中心对专、兼职档案员制定了完善的培训计划，对专职档案员，有计划地安排他们参加市档案局“岗位继续教育”培训；对兼职档案员，每年要进行至少两次业务培训。今年，为了保证业务档案归档质量，我们开展了4次集中培训，并多次邀请市档案局的专家深入业务部门做现场指导。

（三）管理措施（标准分7分，自检得分7分）

1、我局结合工作实际制定了《档案主管领导岗位职责》和《档案管理人员岗位职责》，明确了分管领导和档案管理人员的工作职责，并上墙公示。

，并以图版方式

2、我局制定并下发了《档案工作流程》上墙公示，实现了档案工作的条理性、规范性，增强了档案工作的透明性。

3、今年，结合业务档案规范管理，我局重新修订和完》善了《本溪市社会保险业务经办规程（试行），业务档案工作成为新规程中一项重要内容。

4、年初，为确保完成社保业务档案达标验收工作，我局对各部门档案工作实行目标责任制管理，与各部门签订了《业务档案工作目标管理责任书》，把档案工作与分管领导、部门负责人以及兼职档案员的年度考核评比挂钩。对全面完成档案工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，4并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度、未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决制，取消所在部门年度评优资格，相关责任人不允许参评先进工作者并不得被提拔任用。

5、我局对两县社保局的档案工作实行业务垂直管理，两县社保局档案工作与市局实行统一管理制度、统一工作流程、统一分类标准。市局每年都定期到两县社保局对档案工作进行指导和检查。

二、设施建设

（一）档案用房（标准分10分，自检得分10分）

1、为适应档案管理的需要，我局新建了400多平方米的档案专用库房，并在经办大厅改造规划中，已确定将目前个体保险处的经办大厅整体划归档案管理中心。同时，我局计划在明年继续扩大档案设施场所建设，在市区选择合适地点建设一座新的档案室，以适应档案未来发展的需要。

2、我局现有档案专用库房的总面积为488.5平方米，其中221.5平方米用于业务档案。目前，业务档案的存放量为，库房面积符合达标所规定的标准。48870卷（件）

3、为实现档案安全管理，我局档案库房配置了防盗门、电子监控系统、温湿度表、除湿机、防磁柜、消防设施等，各种设备设施运转正常，为档案安全提供了坚实的保证。因此，不存在安全隐患问题。

54、我局档案《库房管理员工作职责》和《库房管理制度》对库房卫生有明确的管理要求，库房管理员能够严格执行库房管理制度，使库房常年如一日地处于整洁、干净状态。

5、我局原档案室已实现了办公室、阅档室、库房“三室分开”。在经办大厅改造规划中，我局已决定将个体保险处经办大厅全部划给档案管理中心，重新建设与档案管理工作要求相适应的办公室、阅档室、整理室、扫描室和服务大厅。但此项工程需待四楼经办大厅改造完成、个体保险处整体迁出后才能实施，工程预计在明年3月全部完工。此项是否扣分，请评委斟酌。

（二）档案用具（标准分5分，自检得分5分）1-

2、我局档案专用库房分为a、b、c三区，其中a区安装密集架143节，目前存放业务档案；区安装密集架118b节，用于存放企业退休人员档案；区87节密集架尚未使用。

c目前，a区可以满足34年业务档案存放需要。

3、我局所使用的档案装具质量和规格均符合国家标准。档案盒式样是由我局和市档案局按照省实施细则的要求印制的，盒正面上有市社保局标识，盒脊背及封面印有全宗号、机构（险种）、保管期限、年度、档案类别、业务环节、室号、盒号、起止件号等信息。

（三）设施设备（标准分10分，自检得分10分）

1、我局档案保管达到了“九防”要求。一是在库房两6侧通道安装了防盗门和监控摄像头，达到了防盗要求；二是将档案库房设在地下，达到了防光要求；三是库房四周均设有排风通道，与地面天井相通，满足了通风和防高温要求；四是库房内、外均配置了数量相符的灭火器，达到了防火要求；五是配备了3台去湿机，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是投放了杀虫药，达到了防虫要求。另外，由于档案库房位于地下，我们安装了自动排水系统，可以预防和避免水患。

2、我局档案室设施齐备，包括12台计算机、7台扫描仪、1台dvd光盘刻录机、2台复印机、11台打印机、1台数码摄像机和1台数码照相机，可以满足档案工作需要。

3、为实现档案管理信息化和数字化，改变传统的管理模式，我局与东软集团签订了档案管理信息系统应用软件开发协议，经过几个月的研制、开发，目前除电子扫描程序外，其它程序已投入应用。我局2010年的归档工作完全通过新的档案信息系统管理软件，实现办公自动化管理。

4、我局的档案信息系统管理软件，是目前正在研发的“金保工程”软件中的一个组成部分，与社保业务经办系统是统一的整体，能够达到资源共享。

三、专业建设

（一）相关制度7我局按照档案管理有关规定，结合3号令的要求，及时修改完善了档案管理各项规章制度，建立了一整套较为完善的制度体系，形成了新的《社保局档案管理制度汇编》，主要包括：

、、《档案归档制度》《档案保管制度》《档案保密制、、、度》《档案移交接收制度》《档案查阅利用制度》《档案鉴、、定销毁制度》《档案管理人员岗位职责》《档案库房安全管理制度》等16项规章制度，使档案管理工作从材料收集、整理、编目到归档、移交、利用等每一个环节都有章可循、有据可依。

（二）立卷

1、我局在今年9月中旬前完成了2010年业务档案的立卷归档工作，各部门移交档案完整有序。

1、我局随“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，为方便百姓前来查询社保业务，在一楼大厅设置了4台电子触屏查询系统，工作日期间免费提供查询服务。

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32、我局的信息查询系统功能全面，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、医保药品目录、医保刷卡消费以及有关社保政策法规等信息数据，基本满足了参保人的各种信息需求。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，同样方便参保单位和个人查询、咨询业务。