《电子档案管理办法》

电子档案管理办法

为了加强我公司电子档案管理，做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作，更好地为公司的经营服务，结合我公司档案工作实际，特制定本办法。

一、电子档案的管理原则

1、我单位电子档案实行集中统一管理。

2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。

3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。

4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。

二、电子档案归档范围

1、各科室办公自动化系统中（oa）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。

2、在经营中形成的各种电子档案。

3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。

三、电子档案归档要求

1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前，档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核，并由负责人签署意见。

2、电子档案在收集归档时，应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。

3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。

4、需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。

四、电子档案管理要求

1、归档电子文件移交到档案室之后，档案室要制作三套，一套封存保管，一套异地保管，一套查阅利用。

2、接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。

3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。

五、电子档案的利用

1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。

2、电子档案查阅和借用，按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。

3、电子档案的载体不得外借。

六、电子档案归档时间

电子档案归档时间，按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。

七、电子档案保管期限

电子档案保管期限，按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。

八、电子档案的销毁

电子档案销毁，按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。

第二篇：电子档案管理办法邑等档案室实行电子化管理实施方案

数字档案室

指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。文档一体化原则

各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。

统筹规划原则

数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。

确保安全原则

各位教师应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。

网络建设

1档案数据网建设

档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照bmb17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。2接入单位办公网和业务网

档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。3数据交换

数据网与办公网、业务网的数据交换采用移动硬盘等介质实现。

软件系统建设

1应选择技术成熟、前瞻性好、后期维护有保障的操作系统和数据库管理系统，构建档案室基础管理平台。

2选择适宜的操作系统。采用与硬件选型相匹配的主流操作系统。

3选择适宜的数据库管理系统。目录数据推荐采用关系型数据库存储管理，其他数据可根据需要选用相应的数据库存储管理。

4应根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、运行稳定、数据安全的档案管理应用平台。5电子文件归档管理系统

是单位办公自动化系统的组成部分，应按照gb/t18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。6数字档案室管理系统

应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。7档案进馆和报送管理系统

按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式，按照国家规定的档案数据及其目录数据格式要求，整理应进馆的档案、资料及现行文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。8档案查询利用系统

在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。

9电子文件归档管理系统和档案查询利用系统是单位办公自动化系统的子系统，应与办公自动化系统实现无缝连接。

10数字档案室一般应基于中间件技术，将业务规则逻辑与后台数据存储处理和前台展现程序进行分离，构架数据库服务器处理数据，应用服务器处理具体业务逻辑，客户端负责和用户交互的三层体系开发应用平台。

数据库建设

1数据库种类

档案室应建立面向全部室藏档案的档案资料目录数据库和电子档案数据库，集中存储管理数字档案数据信息。2档案资料目录数据库

室藏档案应按照da/t18和db37/t53的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级目录数据库。

室藏资料应按照gb3792.1和gb3792.2的规定设计著录项目，建立资料目录数据库。3电子档案数据库

根据gb/t18894和国家及省制发的电子文件管理规定组织建立电子档案数据库。档案数据量大、种类丰富的单位可以区分类型建立数据库，分别存储文本型、图像型、图形型、音频型、视频型等电子档案数据。电子档案数据应与其目录数据进行有效挂接。4数据采集和加工

4档案资料目录数据的采集

按照da/t18和db37/t536的规定采集档案目录数据。按照gb3792.1和gb3792.2的规定采集图书资料目录数据。5电子档案数据的采集6电子文件收集归档

单位应按照国家及省有关电子文件归档管理的规定，建立健全电子文件归档管理体制和责任体系，采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。

归档文本型电子文件推荐采用xml格式，可以收集pdf、rtf、txt格式文档；图像型电子文件推荐采用tiff或jpeg格式；音频型电子文件推荐采用mp3或wav格式；视频型电子文件推荐采用mpeg2或avi格式。7档案数字化加工

档案室应有计划地采用成熟的数字化技术对室藏非电子档案进行数字化加工。纸质档案按照da/t31的规定进行数字化加工。

照片档案采用扫描方式进行数字化时，彩色照片宜采用“rgb”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；扫描仪光学分辨率应不低于600dpi；扫描后的照片应保存为tiff格式，采用lzw格式压缩；扫描图像缩放比应为100%。

录音带数字化时应选用44.1khz，16bit来进行立体声采样。数字化后存储格式应为wav或mp3。

录像带数字化时数据传输率应不低于4mb/s，采用mpeg2压缩存储标准。

数据管理与维护

1应指定专人负责档案数据的维护与管理。2数据入库

电子档案及其目录数据应进行齐全性、准确性、完整性、安全性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。3数据修改

入库后的档案数据一般不能修改。入库数据确有错误，应形成书面报告，按相关制度的程序规定批准后方能修改。.4数据备份

档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存。并定期进行更新备份。有条件的单位，宜采用双机热备加磁盘阵列柜存储管理。5数据删除

入库数据不能随意删除。经价值鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度的程序规定审批同意后，按要求删除数据。删除数据应形成纸质记录存档。

查询利用

1单位办公自动化系统应设置非涉密档案在线查询利用的功能链接。

2档案室应利用本单位办公网实现非涉密档案在线查询利用；利用电子邮件或其他通讯方式实现非在线查询利用。3涉密档案不能上网利用。

4应建立完善的网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。

5编制提供本单位基础数字、重要工作和重大事件等信息资料，通过办公网络提供档案信息服务。

安全管理

1物理安全

档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件；采用温湿度自动控制系统，使库房温度保持在17—20℃之间，相对湿度保持在35%—45%之间；设置门控系统、监控报警系统，配备磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护ups系统等外围辅助设备，健全环境安全和介质安全等功能，确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。电子档案库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。有条件的单位应建造标准的电子档案库房。2数据安全

档案室应健全系统备份、容灾恢复和电磁兼容等功能，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测

等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。3计算机病毒防治

采用国家有关主管部门审验通过的查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。4网络入侵防护

采用通过国家鉴定的防火墙设备构建网络防护体系，并通过网络入侵检测设备，对网络可疑访问进行记录、跟踪，与防火墙及网络交换机联动，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。5系统漏洞扫描防护

通过系统漏洞扫描系统，主动查找网络中存在的各种漏洞，及时采取相应的补救措施，避免可能引起的破坏。6身份鉴别

采用各种有效措施对通过网络进行在线移交、信息检索等活动进行身份鉴别，保证用户身份的合法性。7访问控制

通过网络硬件设备和软件组合功能对用户进行操作权的限制，包括功能权限制和数据权限制，主要防范用户的越权访问。8信息加密

包括传输加密和存储加密。网络设备应支持相应的加密协议。9安全审计

利用数据库、操作系统、安全保密产品和应用软件的审计功能进行安全审计、评估。10保密管理

应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家有关保密规定切实做好保密管理。

制度建设

1电子文件归档制度

明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量要求等。

2档案数字化规程

明确规定本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。

3档案安全保密制度

明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围。

4档案数据网上查询利用制度

明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。5档案数据管理维护制度

明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。6电子档案鉴定销毁制度

明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。7档案数据网和信息设备维护使用制度

明确规定档案数据网操作管理要求和程序方法，规定计算机等信息设备维护使用要求。

施工、监理与验收

1数字档案室应根据国家有关规定，由具有信息系统工程施工资质的公司进行施工，并聘请具有信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。

2档案管理软件系统和数据安全管理，均应通过省档案局专业验收。

邑等档案室实行电子化管理实施方案

邑等完小

第三篇：文化委电子文件及电子档案管理办法文化委电子文件和电子档案管理办法

为适应档案管理的需要，确保各种文件的安全性、可靠性和保密性，按照国家档案局及区档案局电子档案工作要求，结合我文化委工作的实际情况，制定本办法。

1、按年度做好统计工作，总结分析和管理工作情况，以促进电子档案建设与发展。

2、按要求按时完成电子档案的各类报表填报工作。十

一、本办法从发文之日起实施，由档案馆负责解释。