《浅谈秘书在应酬活动中的文化素养》

浅谈秘书在应酬活动中的文化素养

-摘要。21世纪的秘书的职能也不仅仅局限于简单的办公室活动，各式各样的应酬和社交场合也渐渐成为秘书工作中的一部分。秘书在各种应酬活动中表现出来的文化素养既是其自身形象的综合体现，又决定着企业的发展前途。本文主要从餐饮文化，服饰文化，谈吐文化，风俗文化与禁忌几方面分析秘书应具备的文化素养。

关键词：秘书

应酬

新职能

礼仪

禁忌

用现代人的眼光来看，人与人之间的交际应酬，不仅是一种出自本能的需要，而且也是适应社会发展，个人进步的一种必不可少的途径。由此可见，具有较强的交际能力，是现代人立足于社会并求得发展的重要条件[1]。随着时代的发展，秘书的职能不仅仅只限于单纯的办公室事务，而且越来越看重人与人之间的交际。作为一名现代秘书，我们往往在应酬过程中处在一个组织和筹备的位置上，在整个应酬活动中秘书都起到了穿针引线的作用。能否让一场应酬在愉快的气氛中进行，既考量着秘书的人格素养，又决定着企业的发展前途。那么，秘书在各种应酬活动中应具备哪些文化素养呢。

一、餐饮文化

在人际交往中，“食”也占有一席之地。利用餐饮，不仅可以招待亲朋好友，解决实际问题，而且还可以作为社交活动的一种具体形式，展现个人的良好修养，表现对交往对象的尊重，友善和诚意。在社交活动中，不论自己是主人还是客人，离开了餐饮活动，或是不注重自己在餐饮活动中的表现，都难以取得社交活动的成功[1]。现代秘书在应酬时会遇到各个国家，各个地区的人，所以在中西餐方面都应该具备一定的知识，这样才能在各种场合中应付自如。

（一）时空的选择

吃正餐，特别是举办正式的宴会时，必须兼顾其举办的具体时间和地点。在确定社交聚餐的具体时间时，要优先考虑被邀请者，尤其是主宾的实际可能，如有可能，应先期与主宾协商一下，力求两厢方便，达成一致。对于用餐的时间，也有必要加以适当的控制。对于现代人来说，宴请不仅仅是为了“吃东西”，而且也讲究环境，强调“吃文化”。因此在空间选择方面，应考虑到环境，卫生，设施，交通等各个方面的因素，这样才能安排一个完美的餐饮宴会。

（二）菜单的安排

中餐历史悠久，光菜系就有八大种，名菜更是数不胜数，所以在菜单的安排上我们也需要注意。在社交聚餐时，点菜时都要善解人意，宽厚待人，体谅对方。一般而论，在准备菜单时，我们可以尽量选择具有中餐特色，本地特色的菜肴，或者所在餐馆的特色菜。这样便可以照顾到各方，而且不会出大的差错。但是要注意宴请方和被请方是否有饮食方面的禁忌。如果能考虑到这些，相信菜单的安排也不再是一件难事。

（三）座位的排列

作为一个秘书，帮助领导安排一场宴席是一件再平常不过的事，考虑到宴请各方的身份和地位，在宴席上的座位安排便是非常重要的。在中餐方面，主人大都应当面对正门而坐，并在主桌就坐。倘若主宾身份高于主人，为表示尊重，可安排其在主人位置上就座，而由主人坐在主宾的位置上。在座位的安排上也应该考虑到餐厅的布置和环境等各个方面的因素。在西餐用餐中，还必须考虑女士优先等问题。与中餐不同的是，西餐宴会在排列位次时，要遵守交叉排列，一个用餐者的对面和两侧往往都是异性。所以在座位的安排上我们也应该考虑到各式各样的因素。

（四）餐具的使用及用餐的表现

不同的国家，地区的菜肴，在用餐时借助的餐具往往大不相同。有的餐式要用筷子，有的餐式要用刀叉，有的则需要直接用手来取食。所以根据不同的就[本文来自第一公文网http：//gongwen.1kejian.com]餐条件和菜肴我们也要选择合适的餐具。并且在使用这些餐具的时候也要了解它们的正确用法，以免造成误会。比如当暂时不用筷子时，可将它放在筷子座，或者放在自己所用的碗，碟的边缘上。在正式场合用餐时，不能端起碗来进食等等。在用餐时，我们也需要做到适度修饰，准时到场，各就各位等用餐礼仪。

（五）饮酒

在中国的应酬活动中，人们喜欢在酒桌上决定事情，中国的酒文化博大精深，酒桌上的文化也逐渐形成了一股新的文化方式。作为一个秘书，参加商务宴席是再平常不过了，但要想在酒桌上应对自如达到事半功倍的效果就必须熟悉并掌握这些文化要素[4]。

1、众欢同乐，切忌私语

大多数酒宴宾客都较多，所以应尽量多谈论一些大部分人能够参与的话题，得到多数人的认同。因为个人的兴趣爱好、知识面不同，所以话题尽量不要太偏，避免唯我独尊，天南海北，神侃无边，出现跑题现象，而忽略了众人。特别是尽量不要与人贴耳小声私语，这样会给别人一种神秘感，往往会影响喝酒的效果。

2、瞄准宾主，把握大局

大多数洒宴都有一个主题，也就是喝酒的目的。赴宴时首先应环视一下各位的神态表情，分清主次，不要单纯地为了喝酒而喝酒，而失去交友的好机会，也不要因为喝酒而忘了自己参加应酬的目的。

3、语言得当，诙谐幽默

洒桌上可以显示出一个人的才华、常识、修养和交际风度，有时一句诙谐幽默的语言，会给客人留下很深的印象，使人无形中对你产生好感。所以秘书在应酬过程中应该知道什么时候该说什么话，语言得当，诙谐幽默很关键。

4、劝酒适度，切莫强求

有的人总喜欢把酒场当战场，想方设法劝别人多喝几杯，认为不喝到量就是不实在。”以酒论英雄”，有时过分地劝酒，不仅会伤害身体，还会因醉酒而误事，留下不文明的印象。

5、敬酒有序，主次分明

敬酒也是一门学问。一般情况下敬酒应以年龄大小、职位高低、宾主身份为序，敬酒前一定要充分考虑好敬酒的顺序，分明主次。好使与不熟悉的人在一起喝酒，也要先打听一下身份或是留意别人如何称呼，这一点心中要有数，避免出现尴尬或伤感情的局面。敬酒时一定要把握好敬酒的顺序。有求于某位客人在席上时，对他自然要倍加恭敬，但是要注意，如果在场有更高身份或年长的人，则不应只对能帮你忙的人毕恭毕敬，也要先给尊者长者敬酒，不然会使大家都很难为情。

6、察言观色，左右逢源

要想在酒桌上得到大家的赞赏，就必须学会察言观色。因为与人交际，就要了解人心，左右逢源，才能演好酒桌上的角色。

7、锋芒渐射，稳坐泰山

酒席宴上要看清场合，正确估价自己的实力，不要太冲动，尽量保留一些酒力和说话的分寸，既不让别人小看自己又不要过分张扬，选择适当的机会，逐渐放射自己的锋芒，才能稳坐泰山，不致给别人产生”就这点能力”的想法，使大家不敢低估你的实力。

秘书在应酬时永远免不了喝酒，而中国也是一个酒桌文化特别发达的国家，中国人喜欢并且习惯在酒桌上解决各种各样的问题，所以保持一个或者培养一个好的酒品是秘书在应酬过程中所不能忽视的一个非常重要的方面。

二、服饰文化

在社交场合，服装在某种意义上好似每个人手持的一封无言的介绍信，时时刻刻向自己的每一个交往对象传递着各种信息。著名的意大利影星索菲亚·罗兰就曾深有感触地说过：“你的服装往往表明你是哪一类人物，它们代表着你的个性。一个和你会面的人往往自觉不自觉地根据你的衣着来判断你的为人。”正因为如此，在社交场合，只讲“穿衣戴帽，各凭所好”，显然是远远不够的。作为一个秘书，经常会陪伴自己的领导参加各种各样的社交场合，在这个时候能熟练的掌握各种服饰文化就变的非常重要了。

（一）场合

现代的应酬多种多样，不仅仅只限于饭桌上的交际，休闲应酬也渐渐的受到了各界人士的青睐，应酬的场合也扩展到各个领域，所以不同的场合便有不同的服装要求，不然就容易闹出误会。比如说在公务场合，我们的服装就需要考虑到庄重，保守，传统等方面。在社交场合，秘书对于服装的要求就更加的严格，要考虑到典雅，时尚和个性等等。随着时代的发展休闲场所也变成人们交际应酬的首选场所，在轻松自然的环境中进行商洽更容易成功，所以作为一名现代秘书我们也应该掌握在休闲场合中的着装，在这个时候我们在办公室里经常穿的正装或其他正式场合所穿的晚礼服也变的不再合适。在休闲场合我们可以尽量穿的舒适，方便和自然。这样便可以在一个正确的氛围中进行交际活动。

（二）款式

在服装三要素之中，有关款式方面的礼仪规范最详尽，最具体，最严格。选择服装的款式，最重要的是要使之合乎身份，维护形象，并且对交往对象不失敬意[1]。作为一名现代秘书，参加各种各样的宴会或晚会是必不可少的，选择正确的款式也是非常重要的，所以我们应该加强在服饰款式方面的了解，了解服装款式的意义和用途。晚礼服或者正装都是在秘书工作中经常会接触到的服饰，正确的服饰有的时候也会让你在交际过程中加分不少。

（三）色彩

色彩，是服装留给人们记忆最深的印象之一，而且在很大程度上往往也是服装穿着成败的关键所在。世界著名服装设计师伊迪丝·里德说：“也许在取得衣着成功方面，色彩是最有帮助的要素。色彩可以是您最好的朋友，也可以是您最凶[本文来自第一公文网http：//gongwen.1kejian.com]恶的敌人”。所以要想在应酬场合选择到正确的服饰，选择到正确的服装颜色是非常重要的。对于秘书而言，在服装的色彩上要想获得成功，最重要的是要掌握色彩的特性，色彩的搭配，色彩的调节以及正装的色彩选择四个方面的内容。在工作时秘书基本上是以正装为主，在正式的应酬场合，秘书的正装色彩应尽量采用三色原则，这也是正装色彩的基本原则。这样做，有助于保持正装庄重，保守的总体风格，并使正装在色彩上显得规范，简洁，和谐。当然在出席一些晚会或其他形式的晚宴时也可适当的选择一些比较鲜艳或时尚的颜色。这要根据应酬的形式而定。

（四）配饰

在社交场合，配饰尤为引人注目，并发挥着一定的交际功能。这主要体现于两个方面：第一，它是一种无声的语言，表达着使用者的知识，阅历，教养和审美品位。第二，它是一种有意的暗示，可借以了解使用者的地位，身份，财富和婚姻现状[1]。作为一名秘书，我们在应酬时会遇到各式各样的人，这其中也包括非常多的成功人士，在和这些人交往中，第一印象便变得非常的重要，如果在这个时候你有正确的服饰，并搭配了正确的配饰我相信在你进行应酬活动中一定可以达到事半功倍的效果。

三、谈吐文化

语言是人类的交际工具和思维工具，是人们沟通信息、交流思想、联络感情、建立友谊的桥梁。语言是我们所知道的最庞大最广博的艺术。在日常生活中，表达同样一个意思，在语言上却有美丑之分、文野之别。谈吐礼仪的目的是通过传递尊重、友善、平等的信息，给人以美的感受。语言礼仪与一般语言的不同在于它不能使用侵犯他人的攻击性语言，而是通过文明、礼貌的语言建立起情感沟通的纽带。在使用轻松、诙谐、明快、幽默、委婉、庄严、赞美的语言所营造的自然、愉快、兴奋、亲切、可敬和舒畅的氛围中培植和增进友谊[5]。秘书是一个与人打交道的职业，秘书的谈吐直接影响着秘书的形象和企业的文化形象。

㈠谈吐原则

言谈应该遵循一定的规律和原则，做到言之有据、言之有理、言之有情、言之有文，才能使交谈达到理想的效果。作为一个经常要运用到语言的秘书，我们也应该注意到以下几个原则：

1、目的性原则

作为一名秘书，我们应该坚持“有意而言，意尽言止”、“话由旨遣”的原则，明确谈话目的，是取得成功交谈的前提条件。只有目的明确了，才知道应该准备什么话题和资料，采取何种谈话风格，运用哪些技巧，从而做到有的放矢，临场应变。如果谈话目的不明确，漫无边际，不仅浪费了时间，而且也是失礼的。所以谈话之前，我们应该预先想一想要获得的效果，在根据结果来调整自己的方式和步骤，这样才能达到我们想要的目的。

2、对象性和适应性原则

秘书在应酬时会遇到各种各样的人群，除了领导还包括普通群众，所以和不同的对象相处时表达的方式也应该进行相应的调整。在谈话时要有强烈的对象意识，适应语言表达的环境—即适应语境，话因人而异，根据谈话对象的年龄、性别、职业、社会地位、文化知识水平及思想状况区别对待。话讲得好不好，不仅要看话语是否恰到好处地表达了自己的思想感情，尤其还要看谈话内容是不是符合谈话对象的需要，对方是否乐于接受。总之，交谈中多谈些对方喜欢听的话总是相宜的，人喜则语言易入，包括提建议，提出批评更要讲究方式、讲究艺术，注意环境与场合，让对方心悦诚服地采纳、接受。

3、分寸性原则

在人际交往中，谈话要有分寸，认清自己的身份，适当考虑措辞，哪些话该说，哪些话不该说，哪些话应该怎样说才能获得更好的交谈目的，是讲究谈话礼仪应注意的。秘书面对的人群多种多样，除了面对领导有时甚至还要接待来投诉或者提出批评意见的人群。在这个时候讲话的分寸性就是非常重要的了。所以我们在讲话时要尽量客观，实事求是，不夸大其词，不断章取义。讲话时尽量真诚，要有善意，尽量不说刻薄挖苦别人的话，不说刺激伤害别人的话。

4、忌谈话题

在应酬活动中，有很多话题都是不适合出现的，比如说年龄、婚姻、住址、收入、经历、信仰等一些个人隐私的问题。秘书是一个语言的组织者也是一个管理者，也经常会涉及到一些比较机密的文件。所以要做到人家不打听的消息，别随口乱提，人家不提的问题，别信口分析，私密文件的内容绝口不提等等。在一般的应酬过程中，不要涉及疾病、死亡灾祸等不愉快的事情，如果对方主动谈起，应诚意地表示关心、同情，说些有节制的劝慰语。不谈那些荒诞离奇、黄色淫秽的传闻等等。

㈡交谈艺术

在一切使人喜悦的艺术中，说话的艺术占第一位，只有通过它才能使感官获得新的乐趣。通过优化语言来提高表达效果的，这就是谈吐艺术。优化语言的具体方法可因人、因时，因地而异，其主要方法有：委婉法、幽默法、模糊法和暗示法。

1、委婉法

委婉是一种既温和婉转又能清晰明确地表达思想的谈话艺术。它的显著特点是“言在此而意在彼”，能够诱导对方去领会你的话，去寻找那言外之意。从心理学的角度来看，委婉含蓄的话，不论是提出自己的看法还是向对方劝说，都能比较适应对方心理上的自尊感，使对方容易赞同，接受你的说法。秘书是一个上传下达的职位，不管是面对领导还是面对比自己职位低的人我们都应该将语言组织的尽量婉转化，使别人容易接受，这样也更容易达到我们想要的目的。

2、幽默法

幽默是在一定的语言条件下，通过语言反常组合来实现的，它与讽刺、否定性滑稽的不同之处在于它所持的是温和与宽容的态度，而后者则是尖刻、辛辣的，不友好的。莎士比亚说：“幽默和风度是智慧的闪现。”而秘书在与人交谈时也可以运用一些比较幽默轻松的语句，使整个应酬的气氛变的轻松愉快，这样也可以让应酬双方的情绪比较放松，也更容易达到双方想要的效果。但要记住：幽默是生活中的调味品而非食物。幽默多一分便成为油滑，少一分则成为做作。

3、模糊法

模糊性是语言的基本特征之一。模糊法是运用不确定的或不精确的语气进行交际的办法。在应酬过程中，并不是所有的事情都需要变的明朗化的，秘书在一些特殊的问题上也可以采用一些模糊的语言，这样可以避免一些尴尬和误会产生。而且有的时候模糊的语言也可帮助我们获得更多的思考时间，使事情可以得到更好的解决。

4、暗示法

暗示法是通过语言、行为或其他符号把自己的意向传递给他人，并引起反应的方法。秘书在应酬过程中会遇到很多的情况，这些情况有的时候并不适合表明，在这个时候我们就可以通过暗示法来表明我们的观点。可以通过语言形式、表情或者一些动作来表明。暗示法是交际语言中也是很有效的艺术。

交谈是双向活动，是相互交叉谈话，而不是一方发表演说或“独白”。交谈要注意以下事项：

1、必须有平等的谈话态度

在现代社会中，每个个体都是平等的，而秘书也是一个从属辅助型的社会角色。所以在交谈时，我们要有一个平等的说话态度，不能唯唯诺诺也不能盛气凌人。在应酬中也是一样，使别人感觉到尊重才能让自己也同样获得尊重。

2、必须给别人说话的机会

交谈是双向的。在应酬过程中，有人健谈，口若悬河；有人木讷，期期艾艾，这种差别是存在的。但无论怎样，我们都必须给别人说话的机会。倾听别人的意见和观点在让别人感觉到你对他的尊重时也会让你学习到更多的知识。所以给别人说话的机会也是非常重要的。

3、态度诚恳亲切，充满热情

俗话说态度决定一切，谈话中要给对方一个认真、和蔼、诚恳的感觉。在应酬时，为了使交谈能顺利进行，双方都应以饱满的热情投入其中，不但要听，而且要讲，要坦率陈述自己的看法，秘书在应酬活动中也是要做到主动，热情，礼貌三点。这样也会帮助我们在应酬活动中获得成功。

秘书作为一个经常要与人交流的职业，我们应该把握好自己交流的态度和方式，用正确的方式表达自己的态度和立场，应酬的实质就是与人交流，相信掌握正确的谈吐文化也让秘书在应酬中如虎添翼。

五、风俗文化与禁忌

（一）风俗文化

风俗是某一国家或民族范围内人群自发重复并相沿承袭的行为，是一种大家共同遵守的，习以为常的，处之泰然的生活方式，习惯[2]。风俗可以包括人的一切生活方式和为满足这些方式所创造的事物，以及基于这些方式所形成的社会心态，道德观念和行为准则[3]。入境问俗，入乡随俗的提法，随着人类交往的日益增多，收到普遍重视。就像语言不通成为交往障碍一样，交往双方的风尚习俗也影响人们进行顺利，愉快的交往和合作[2]。秘书人员掌握大量的风俗是必需的。随着世界之间的联系越来越紧密，我们在应酬时会遇到不同国家不同种族不同信仰的人。可能在他们的心目中他们的风俗和习惯是神圣而不可侵犯的。所以在和他们交往中了解他们的风俗文化也就变的越来越重要，孙子兵法里有一句话叫做“知己知彼，百战不殆”。这句话也启示我们要想在应酬中获得自己想要的结果，了解对手有多么的重要。人们在交际和应酬时通常都希望获得尊重，如果我们在应酬中能过掌握各种各样的风俗文化便可以让应酬双方感受到你的真挚和诚意。另外，秘书在工作中经常要为应酬做一些准备工作，在这个时候能够很好的了解对方在一些风俗上的习惯也可以避开许多在交际时的误会。也可以帮助领导在应酬时可以针对对方的习惯进行交谈，避免发生一些风俗上的冲突。所以，随着时代的发展，对风俗文化的了解也渐渐的变成了现代秘书在应酬活动中所需要掌握的一项新职能。

（二）禁忌

与风俗习惯一样，不同的地区不同的人也有着不同的禁忌，在交往过程中触犯到对方的禁忌是一件非常不礼貌的事。

1、宗教禁忌

宗教是人类社会发展的产物。宗教的教义，信仰，理论以及禁忌制度在形成及传播过程中，对人的思维，观念乃至于对社会的发展都产生了巨大的影响，决定作用[2]。了解，尊重交际对象的宗教信仰，可以辅助交际活动的进行。

宗教博大精深，不同的地区不同的人群就有不同的宗教信仰，在这些宗教中也有着非常多的禁忌，并且对于宗教信仰者来说宗教是他们的精神支柱，甚至于比生命还重要。所以作为一个现代秘书在与这些人进行交际时了解他们的宗教禁忌就非常的重要了。如在信仰伊斯兰教的阿拉伯国家，女子一般不露面陪客[2]。又如穆斯林通常不食猪肉或未诵安拉之名宰杀之物，并且不饮酒。中国的佛教徒在饮食上禁食荤腥之物，它不仅指的是不吃肉食，而且还包括了葱蒜，韭菜等吃起来气味刺鼻的食物[1]。对此要是不求甚解，或是贸然犯禁，都会带来很大的麻烦。所以秘书在进行应酬时必须掌握相关的宗教禁忌知识，以免带来不必要的误会。

2、馈赠禁忌

所谓馈赠，即指为了向其他人表达某种个人意愿，而将某件物品不求报偿，毫无代价地给对方[1]。在应酬过程中，互赠礼品是一件再寻常不过的事，作为一名秘书，帮助领导准备礼品也是一项非常重要的工作，但并不是只要送礼品就是正确的，与宗教禁忌一样，在互赠礼品这个环节也有非常多的禁忌。

作为人际交往中的一项重要举措，馈赠要求认真，自愿，而且不可强人所难。成功的馈赠行为，应当能够借此恰到好处地向受赠者表达了自己的友好，敬重或其他某种特殊的情感，同时，它还应当能够让对方喜欢，并产生快感。所以选择正确的礼品是一件非常重要的事。

不同的国家不同的种族对待各种馈赠品都有属于他们的禁忌，所以了解这些禁忌对秘书在进行准备工作时也非常重要。比如在欧美国家，送人鲜花绝对不能是“13”支，而在日本，韩国，朝鲜，以及中国的广州，海南，香港，澳门，台湾地区，送“4”支鲜花给人，也是招人白眼的，因为其发音与“死”相近[1]。比如在意大利，千万不能送手帕。在传统习惯中，手帕是亲人离别时擦眼泪用的不祥之物。如果你想送一件衣料给对方，也不能送带菊花图案的料子。因为意大利人习惯于在吊唁时送菊花。日本人讨厌装饰着狐狸和猩图案的礼品，因为在他们心目中，狐[本文来自第一公文网http：//gongwen.1kejian.com]狸是贪婪的象征，猩则意味着狡诈。陶瓷、玻璃制品也不宜作为礼品。日本人忌讳“破损”，他们认为这是非常不吉利的[6]。

应酬交际已经变成现代秘书工作中不可分割的一部分，对秘书工作的影响也是十分明显的。因此，提高秘书在应酬中的应具备的一些职能，使其能够正确的掌握应酬中应该具备的气氛和礼貌，让一个应酬活动在愉快的气氛中进行也是秘书在日常工作中应该特别引起注意的部分。只有这样才能成为一个真正优秀的秘书。而秘书也只有不断的完善自己，才能使应酬双方感受到对方的诚意，这样才能更好的达到一次应酬活动其背后所蕴含的目标。

参考文献：

［1］、《社交礼仪教程》社交礼仪教程/金正昆著.2版-北京：中国人民大学出版社，200

5［2］、《公关礼仪》公关礼仪/李兴国主编.—1版.—沈阳：辽宁教育出版，社，2004.10

［3］、《江南风俗》江苏人民出版社上海大学刘克宗，孙仪主编

第二篇：论秘书的文化素养论文题目：论秘书的文化素养

二○一三年五月二十五日

目录

·摘要·关键词·正文

一、秘书文化素养

（一）文化素养的含义

（二）提高秘书文化素养的重要性

二、秘书文化素养的现状

（一）文化基础薄弱，语言表达能力不足

（二）知识结构不足，审美能力不高

（三）写作意志薄弱，公文质量不高

三、培养秘书文化素养的途径

（一）博览群书，提高文化底蕴

（二）勤于动笔，提高写作能力·参考文献

2

论秘书的文化素养

文秘1018班26号宋秋丽

[摘要]作为一名秘书，其文学素养的高低直接关系到秘书工作质量的高低，针对现阶段秘书文化素养不高，普遍存在文化基础薄弱，知识结构不足和公文写作质量不高等问题，提出提高文化素养对策。

[关键词]文化素养；秘书；现状

一、秘书文化素养

（一）文化素养的含义

文化素养是用优势文化中的习语、隐喻和非正式内容流利交谈的能力。从熟悉的街道路标，到历史出处的知识，再到理解最近的俚语，文化素养需要理解文化的相互影响并作出反应。而秘书文化素养可以理解为秘书人文科学的研究能力、知识水平以及人文科学体现出来的以人为对象、以人为中心的精神——人的内在品质的历练和修习。我认为包括以下几点内容：一是，秘书理解传统并认识意义，要有一定的文化底蕴，对事物要有一定的洞察力、辨别力、概括力、欣赏力；二是秘书文化是千百年来秘书精神的积淀。秘书是文化人，要有真才实学、真知灼见，做好上传下达，沟通协调等工作；三是秘书要珍视个人价值，拒斥对秘书的物化、兽化、简单化、机械化。四是重视道德修养，尊重文化的多样性，具有包容性。

（二）提高秘书文化素养的重要性

何坦野《秘书文化论》“秘书绝不能患文化贫乏症”这是作者开篇就提出的至理名言。作为一名秘书，其文学素养的高低直接关系到秘书工作质量的高低。历练秘书文化素养可以提高秘书的说话艺术水平，提高处理问题的能力以及做好人际交往与沟通等。下面有一个小例子：

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王珣，后任主簿（秘书）不仅文章写得漂亮，而且应变能力极强。他刚到桓温身边充当属吏时，有一次向桓温报告工作，当他拜伏在官署之下等待谒见时，桓温故意和他开个玩笑：派人偷走了他的报告文本。桓温这样做的用意是考察一下他的文字功夫和应变能力，看他在紧急状况下能否沉着冷静、应付自如。王珣发觉后一点也不慌张，非常镇静地要来纸笔，当即在刺史官署里写了一份报告呈给桓温。这两份报告虽然意思完全一样，但补写的这份与原先那份没有一个字相同。王珣不仅顺利地通过了桓温的突击“考试”，而且博得了桓温的赏识和器重。

一、秘书文化素养的现状

（二）文化基础薄弱，语言表达能力不足

屈原在长篇哲理诗《天问》里一口气提出了个问题，涉及天文、地理、哲学、历史乃至神话传说等诸多方面，其渊博的知识和丰富的想象力让人震撼。苏轼《琴诗》“若言弦上有琴声，放在匣中何不鸣。若言声在指头上，何不于君指上听。”通过对假设句和反问句，揭示了人们做任何事情都有赖于主体与客体的统一这样在中国近代史上就有这么一件事，腐朽的清朝政府曾向德国借款修胶济铁路，双方签订的条约中有一款规定：沿线铁路左右里内煤铁等矿德国有权开采。这里的所谓里，原意是指铁路左右共里。因为语言表达不准确，模棱两可，被德国人钻了空子，被说成是左右各里。清政府白白将里的开采权“拱手”送给了德国人，哑巴吃黄连有苦说不出。因此，注意恰如其分地使用语言，对表达人的思想感情，准确无误地反映客观事物的本来面目是极为重要的。秘书人员提高语言素质，是当好领导助手，搞好服务工作的重要基础。

（二）知识结构不足，审美能力不高1.秘书知识结构需要不断完善

新时期的秘书要具备“一专多能”的知识结构，这是当代提高秘书工作科学化水平和行政效能的需要。在文化知识结构上秘书应当是“杂家”。所谓“杂家”，在古代是九流之一，与儒家、道家、阴阳家、法家、名家、墨家、纵横家、农家相提并论。这里借用“杂家”这个词来说明秘书须具备广博的文化知识结构。近年来，许多企业在招聘秘书一职时，不一定只限于招文秘、汉语言文学类专业，其他自然科学专业，例如：物理、数学、化工、计算机技术、机械等专业人员皆可。因为这类人员有些不但掌握自然科学知识，而且文书工作表现突出，语言表达及攻关能力较强，还有些外语水平较高，搜集资料与处理信息能力较强，完全胜任秘书一职。为领导决策提供较好的辅助，减轻领导负担，提高工作效率。所以，广博知识结构也是现代秘书必具的素质之一。

4一个普遍的哲学道理要想成为一名优秀的秘书，具备较强的语言表达能力很关键。

2.秘书审美能力不高

随着社会生活的发展，一些文学知识和艺术知识非常欠缺，不具备一定的审美能力。文学的文化属性，是通过艺术画面反映现实生活体现出来的，因此当时的政治、经济、文化、风俗、观念、衣食住行等等的描写，无形中伴随着愉悦渗透在秘书的脑海中。从推销的角度看，两个推销员的仪表、仪态不同，产生的效果也会完全不同。显然，这是美在起作用。文秘人员不仅要懂得美的效应，自觉地追求美、运用美，而且要正确地判断美、把握美，真正理解什么是美的，什么是丑的，有一个正确的、健康的审美观念。文秘人员不一定要弄懂或者研究有关美的本质的理论，但是应该学会在平时的审美活动和工作实际中理解美的基本特性和品质。

（三）写作意志薄弱，公文质量不高1.秘书写作意志薄弱

秘书写作是受命写作，要受到组织意志、领导意图、公文格式等制约，它的特珠性决定了秘书人员要在写作中发挥才干，化被动为主动，才能真正发挥公文应有的效用。从写作主体看，任何写作行为的产生都有其动因。如文学创作是因社会生活中的人、事、物或是某一现象等刺激了写作者，引起他们的创作灵感和欲望的一种行为，其创作驱动力来自于内部。现在很多秘书不愿写文章，一听要写文章，就头痛，“横眉冷对方格纸，俯首咬碎钢笔头”。其中关键是胸无点墨，言之无物。

2.公文质量不高

现在多用网络办公，要求写公文要快，为此，要有一定的文化底蕴，才能熟练地掌握公文写作规范、格式、流程。

邓小平同志在从事秘书工作或领导秘书工作的几十年中，在这方面为我们树立一个光辉的榜样。一次，他看了《关于建国以来党的若干历史问题的决议》提纲后说：“我看了起草小组的提纲，感到铺得太宽了。要避免叙述性的写法，要写得集中一些。对重要问题要加以论断，论断性的语言要多些，当然要准确”。同年，在看了《决议》讨论稿之后，小平同志又对中央负责人说：“决议讨论稿的篇幅还是太长，要压缩。可以不说的去掉，该说的就可以更突出”。

三、培养秘书文化素养的途径

（一）博览群书，提高文化底蕴

经典的文学作品有着深厚的人文意蕴，能够陶冶情操，升华思想。余秋雨说过，阅读经典是课外阅读的最高境界，也是一个成熟的阅读者必须经历的一段生命历程。荀子在《劝学》中说：不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。平时阅读大量的国内外经典著作，才能提高文化底蕴。有诗云：“问渠哪得清如许，为有源头活水来。”

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我国古代四大名著，传承历史，蕴义深远，辉煌壮丽，不可不读。《诗经》、诸子散文、汉赋唐诗、宋词元曲，是我国五千年文化的精髓，应该有所涉猎。《史记》、《汉书》以至二十四史都该有所了解。巴尔扎克的《人间喜剧》、杰克伦敦的小说、莎士比亚的戏剧、欧洲文艺复兴时期的作品、十九世纪俄罗斯文学、美国现实主义文学，这些都应该作为秘书阅读的首选。鲁迅、郭沫若、茅盾等我国现当代作家作品，一些优秀的外国现当代作品都应该是秘书人员所必读的。只有这样，我们工作起来才能有足够的营养，说话、写文章才能够言而有据、言之成理、底气十足。

（二）勤于动笔，提高写作能力

常言道。“读万卷书不如行万里路”、“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来”、“纸上谈兵终觉浅”公文写作业如此。多写多练是提高办公室秘书写作能力水平的必经之路，不能跨越。一是要把发现的有价值的内容记下来，把思考的东西及时记下来，有时是灵感突至，更要善于抓住。二是要勤写作、创作，坚持笔耕不已。工作中所闻所见，写成散文、评论，久而久之，就会大有收获。勤动笔不是写流水帐，秘书要争取做到咬文嚼字，反复推敲，力出精品。欧阳修的《醉翁亭记》，初稿叙述滁州四面有山用了几十个字，但最后定稿时只有环滁皆山也五个字。其精炼，可谓达到了不能增删一字的绝妙程度。唐代贾岛，鸟宿池边树，僧敲月下门的敲字，宋代王安石的春风又绿江南岸的，绿字，俱经反复推敲而成，为后人津津乐道。由此可见，力出精品，其实不是写作的技巧，而是删掉不好的、多余的地方的技巧。此外，秘书常写公文，公文具有很强的政治性、权威性、规范性。但公文写作也不能忽视语言的表达艺术，恰如其分地使用文学语言，用富有深刻哲理和韵味的语句，创造出含义深邃的意境，会使公文更加准确、明白、精炼，产生更好的效果。总之，多读多写，加上勤思考、善推敲，秘书的文学素养和文字水平就会得到提高。

【参考文献】

[1]潘慧莉.秘书实用心理学[m].浙江大学出版社.2011.[2]雷鸣，吴良勤.秘书礼仪与形体训练[m].北京大学出版社.2010[4]王培才.公共关系理论与实务[m].电子工业出版社.2009[5]王熙梅.秘书与文学[j].秘书，2000.01[6]李泽忠.如何提升办公室秘书公文写作能力.办公室业务.2011.02[7]苏静，张振庭.管理修养与文学鉴赏.医院院长论坛.2011.02

第三篇：秘书的素养第四章秘书的素养

【教学目的】

1、通过学习，使学生了解秘书任职标准。

2、明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。

【教学重点、难点】

1、秘书的能力要求的具体体现

2、秘书的职业道德

【教学内容】

1、秘书的政治思想素质，秘书的职业道德

2、秘书的知识与能力结构

3、秘书的心理品质

第一节秘书的知识和能力

[案例导入]1：不可忽略的财富

一家公司招聘总经理助理，经过多次筛选淘汰，最后剩下5位竞聘者，决定胜出者的最后一轮考试，让他们终生难忘。

考场是座5层的办公楼，5位竞聘者由工作人员带进考场，当他们沿着阶梯逐级而上，最后进入5楼时，只见总经理和主考人员已经坐在办公室等候。当5位竞聘者坐下后，总经理宣布，考试已经结束，优胜者已经考出来了，就是走在最后面的这位先生。顿时，5位竞聘者大惑不解，总经理接着解释道：“你们进入办公室的过程就是考试。请看录像：你们走到第二层楼梯途中，地上有一枚一毛的硬币，前四位无动于衷，最后这位先生捡了起来。进办公室后，他就交给了我。在你们走到第三层楼的出入口时，有位员工捧着一大摞资料出来，不小心滑了一下，资料撒了一地，前四位先生视而不见，还是最后这位先生帮助捡了起来。这两件事虽小，却反映了一个人的修养，别忘了，修养也是一种宝贵的财富，也是一种竞争优势。

修养与知识的关系，就如同舵与桨的关系，有了好的修养和品质，才能为行为把好舵，才能把知识、智慧和能力正确地发挥到极致。

2：最好的介绍信

一天，某著名跨国公司在x市报上登了一则广告，要招聘一名办公室的秘书人员。近100人前来面试，其中不乏名牌高校的毕业生和很有些背景的应聘者。最终总经理却选中了一位普通学校毕业的、毫无背景的年轻人。这让不少人大为惊讶。总经理向大家解释到，”其实这位年轻人带来了最好的介绍信。他在门口蹭掉脚下带的土，进门后随手关上了门，说明他做事小心谨慎。当他看到残疾老人时，他立即起身让座，表明他心地善良，体贴别人。进了办公室他先脱去帽子，回答我的问题干脆果断，证明他既懂礼貌又有修养。”总经理顿了一顿，接着说：”其他所有的人都从我故意放在地上的那本书上迈过去，而这位年轻人却拣起那本书，放回桌上。当我和他交谈时，我发现他衣着整洁，头发梳得整整齐齐，指甲修得干干净净，难道诸位不认为这是最好的介绍信吗。我认为，这比介绍信更为重要。”

思考：

1、为什么修养也是秘书人员的一种宝贵财富。

2、作为一名秘书人员，至少应具备哪些修养和品质。

秘书的任职标准既是秘书人员的努力方向，也是对秘书工作的评价标准，同样也是考量秘书晋升的客观要素。

一、秘书的知识结构

知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。

秘书的知识结构应是：

（1）秘书应具备的基本知识

基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。

（2）知识结构

a、秘书工作专业知识

主要包括。秘书学、文书学、档案管理学、办公室现代化知识等。

b、秘书人员所在行业的专业知识

秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。

例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。

c、建立最佳知识结构的方法

三忌架空领导办事

四忌作风飘浮

五忌泄