档案借阅管理制度
一、档案管理人员应根据查阅人员的需要,及时提供查阅工具,协助借阅人
员查找,主动征求借阅人员的意见,不断改进服务工作,了解利用效果,并及时登记积累。
二、本公司内部人员借阅档案,原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关
的档案并需经公司行政部领导同意方可借阅,并办理借阅手续。如需查阅其它部门的档案,须经其所在部门领导同意,并经公司分管领导批准。
三、档案的借阅一般只限在档案阅览室内,特殊情况需外借,须经公司行政
部领导批准同意。通常情况下档案不予外借。确因工作需要将档案借出使用时,必须履行相应手续并经有关领导审核签字后方可办理相关手续;借档者必须确保档案完好无损,不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁,不得擅自随意翻印;使用完毕后即时原样归还;借档期限一般不应超过3周,“机密”级文件的借档期限一般不得超过5个工作日,“绝密”级文件的借档期限一般不得超过3个工作日,如确需延期借用,则须办理续借手续;
四、查阅“机密”级档案须经综合档案室负责人和本部门负责人审核后,报
公司分管领导批准;查阅“绝密”级档案须经公司总经理批准。会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员,其它人员确因工作需要查阅,须经公司领导批准。
五、外单位人员查阅本公司档案,必须持有介绍信和其身份证(或工作证)
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会员免费查看转借、复制,违者追究责任,同时向领导汇报,情况严重应根据《档案法》规定追究法律责任。
十、阅档室要保持清洁卫生,为阅档人员提供一个优雅、肃静的环境。档案
管理人员做到热情接待,主动提供。阅档人员应爱护公物,保护档案。
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