《研究院档案管理制度》

研究院档案管理制度

湖南三佳智能汽车研究院有限公司

档案管理制度（草稿）

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围。在各项工作中形成的具有保存价值，或者外单位送来的与公司关系很密切的文件材料都属归档范围，应按规定的范围、时间和要求交档案管理员归档。

1、本级文件

①工作会议、会议纪要。

②工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、通报、通知。③调查、检查、考察等报告。

④决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。⑤领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

⑥生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

2、外单位文件材料

①外单位与公司签订的合同、合约、协议。

②外单位与公司涉及比较重要的工作或问题的来往文书。③有关职能单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

3、归档方式。所有文档均采用电子文档+纸质文档方式存档。

三、公司的档案管理由综合办负责

1、设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

2、各部门设立兼职档案人员，根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档，注意文件材料的安全和保密，按规定时间向档案室移交。

四、档案的借阅

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交综合办主任审核，经总经理批准后执行。

3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

4、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或综合办主任指定专人监督销毁。