《电子档案管理办法》

电子档案管理办法

三峡大学电子档案管理暂行办法

随着计算机网络技术的不断应用和办公自动化的逐步实施，电子档案管理工作势在必行。根据国家档案局关于《全国档案信息化建设实施纲要》和《全国档案工作“十五”发展规划》的要求，为了加强我校电子档案管理，做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作，更好地为学校建设与发展服务，现结合学校实际情况，特制定本办法。

一、电子档案的管理原则

1、学校电子档案实行集中统一管理。

2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。

3、各部门（单位）兼职档案员负责本部门（单位）形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。

4、档案馆负责对各部门（单位）电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。

二、电子档案归档范围

1、各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份。

2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件。

3、各部门（单位）正在运行的数据库及其数据库管理系统的复制件。

4、教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件。

5、各部门（单位）购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。

6、各部门（单位）接收外单位赠送的各类业务、管理软件的复制件等。

三、电子档案归档要求

1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前，档案馆会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核，并由负责人签署意见。如电子文件进行了技术加密，应将技术加密方法和相关软件一并归档。

2、电子档案在收集归档时，应附带说明文件（readme.txt），对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。

3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。

4、需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留1年时间。

四、电子档案管理要求

1、电子档案严格按照电子档案技术规范加强管理。

2、档案馆应配备专用设备，并确定专人负责电子档案管理工作。

1、按年度做好统计工作，总结分析和管理工作情况，以促进电子档案建设与发展。

2、按要求按时完成电子档案的各类报表填报工作。十

一、本办法从发文之日起实施，由档案馆负责解释。