《档案管理办法》

档案管理办法

1目的

为了规范国网*******公司负责管理建设的电力基建工程的档案管理，本着有利于工程建设、明确职责、规范工作程序、明确服务范围的原则特制定本办法，从而保证建设工程项目档案管理的产品满足质量、环境和职业健康安全的要求。2适用范围

本程序规定了工程建设档案管理的整个流程，适用于******工程建设有限公司各部门及工程建设部。

3编制依据

3.1《中华人民共和国档案法》3.2《中华人民共和国档案法实施办法》

3.3da/t28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》3.4gb/t11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

3.5国家档案局2001年颁发《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》3.6能源办（1991）231号《电力工业企业档案分类规则》

4职

责

4.1主管档案工作的副总经理领导档案工作的整个流程；

4.2公司档案室的职责包括：

a）贯彻执行《档案法》及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定公司工程档案管理的有关标准；

b）负责组织、协调和指导设计单位、施工单位、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件；

c）及时了解工程建设计划与进度，做到工程档案归档与工程建设同步；

d）建设项目立项后，按公司下达的工程名称和项目代号，负责组织各部门完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作；

e）负责建设项目前期文件、招投评标文件、试运行文件及竣工验收文件的收集、整理、归档工作。对建设公司各管理职能处室档案资料的形成、积累进行指导、监督、检查；

f）参加公司主持的工程竣工预验收工作，对工程竣工预验收文件和竣工图是否符合归档要求进行检查验收，并布置竣工资料和竣工图的编制工作；

g）参加国家电网公司建设运行部主持的工程竣工验收工作；

h）对工程建设部实施业务指导，负责工程档案管理业务的培训。负责指导工程建设部档案室建立工程档案全引目录，并对工程建设全过程的档案资料实行统一管理；

i）负责工程档案管理的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。

4.3计划与物资部、换流站管理部、线路管理部各部门在拟定施工合同时，应明确归档内容、归档要求、归档时间、归档数量并实行归档保证金制度；负责做好各自职责范围内，按《档案实施细则》和合同规定本部门负责管理的工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、物资供应及竣工验收全过程中形成的应该归档保存的技术文件预立卷工作，并填写单项工程归档清单，按规定时间向档案室移交，按工程建设阶段分期分批向档案室办理移交手续；合同结算前审核工程档案是否验收合格；

4.4工程建设部负责工程档案资料的技术审查，确保归档文件的齐全、完整、准确、系统。组织、协调和指导各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件；参加工程初验和竣工预验收工作；负责保管和提供利用工程施工记录和竣工图；对各参建单位工程档案目录进行合并整理，并移交公司档案室。5内容与要求

5.1各个工作阶段应该存档的文件如下：

5.1.1可研报批阶段

前期可研结果；发改委批复文件；

5.1.2初步设计阶段

初步设计结果；初步设计报批文件；

5.1.3工程准备阶段

主设备供应合同；监理、施工招标流程文件；监理、施工合同；征地的相关文件；

5.1.4施工阶段

施工阶段安全、质量、进度、物资、信息管理会议记录、相关文件；转序验收资料；图纸现场交底、会审记录；设计修改、设计变更记录；质量验评记录；物资设备到货及开箱记录；网络进度计划报批及实施记录；施工方案报批及实施记录；安全文明规划、二次策划报批及实施记录；施工记录；

5.1.5调试、试运行阶段

启委会工作纪要及文件；站系统、系统调试、试运行方案、试验记录；工程预验收相关文件；设备单体及分系统调试记录；工程初步验收相关文件；设备带电签证；向生产移交相关文件；厂家资料；

5.1.6竣工验收阶段

工程验收相关文件；竣工决算相关文件；备品备件移交记录；

5.1.7移交运行、达标投产阶段

达标投产检查相关文件；各单位工程总结、声像资料；

5.1.8后评估阶段工程后评估相关资料5.2存档文件要求

a）所有需要存档的文件按照《档案管理细则》的要求进行编制；

b）合同、竣工签证书、评标文件等应制作规范。实现标准化、规范化。各项内容填写齐全、完整。

c）提高文件题名的编写质量，文件题名应简明准确表达文件的主要内容，不能抽象。如协议书，应明确关于什么问题的协议书。各种文件应标明编制日期，各种表格应注明制表日期。

d）进口设备资料编制中英文对照目录。

e）凡是需要审签的文件，原稿必须用黑色碳素笔手签。f）打捆招标的文件要按单项工程移交。

g）单项工程资料预立卷时做到齐全、完整、准确、系统、及时；资料移交

不能缺页、缺卷、签字手续完备，自产文件必须原件归档，批复文件要有原文、附件，签报附件要齐全；评标打分表要齐全完整；归档资料（包括合同）按规定在一个月内移交。

第二篇：档案管理办法陕西电子信息国际商务有限公司

关于档案管理办法实施方案

第一章总则

第一条为建立健全公司档案管理制度，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。

第二条公司档案主要是指公司在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文书、数据、图纸、图片、录音、录像等资料。

第三条公司档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。

第四条本办法适用于公司全体员工。

第二章档案分类与内容

第五条结合公司实际情况，对档案进行分类管理。可分为陕西电子信息国际商务有限公司和上海桦霖国际贸易有限公司档案。

第六条档案内容即归档范围。公司档案由文书档案、项目档案及音、影像资料等组成。其中文书档案由以下部分组成：

（一）综合类。上级下达的有关文件、批复、规定等资料；集团公司办公会、专题会议、党政联席会、党工委会议及管办公司联席会、专题会议及董事会的会议纪要；公司组建、变更设计资产产权变动等方面的资料。

（二）劳动人事类。公司员工聘任、解聘、工资、福利、劳保、退养、奖励、考核、培训等文件资料。

（三）党群类。党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件资料。

（四）财务类。公司资金管理、成本管理、投资管理、经济核算资料，年度预决算及各类财务统计凭证、财薄及报表。

（五）审计监察类。上级有关规定和公司在监察审计过程中形成的资料。

（六）固定资产管理类。设备购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的资料。

（七）基础设施建设类。包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的资料文件。

（八）业务经营类。业务计划及执行情况资料，担保、投资原始资料和评估、评审、监管的各类操作管理文件、各类合同、协议，抵押、质押的各类法律文件和文书及有关商务纠纷的重要文件等。

（九）外事类。公司与其他业务单位进行业务合作、业务交流等文件资料。

第三章档案管理部门与职责

第五条档案管理应有相关部门负责。

（一）公司档案集中统一管理部门为办公室。

（二）根据公司实际情况及项目需要，各部门需分别负责该部门及项目类的档案管理工作。

第六条档案管理部门应明确档案管理职责。

（一）办公室设立档案室，由办公室主任负责公司档案的集中统一整理归档，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）公司各部门指派档案管理工作人员，专门负责本部门项目资料的收集及整理工作。

第四章档案管理要求

第七条归档时间

（一）综合类文书资料（包含集团公司文件、会议纪要、通知、通报等，公司发文、会议纪要、通知、通报等）及合同类资料在流转完成之后，应立即交予办公室整理存档。

（二）项目资料应在项目工程完结后立即整理归档，归档资料的完整性由各部门专职人员负责，规范管理由办公室人员负责，并将完整项目资料统一交办公室整理归档。

（三）规划类资料由相关部门专职人员负责，年终时统一交由办公室整理归档。

（四）财务类、审计监察类及固定资产管理类资料在财政年度结束后，暂由财务部保管。

（五）音频、影像资料由办公室定期统一整理归档。第八条归档要求

（一）公司各部门应严格按照归档时间进行归档。

（二）公司办公室制定出统一的目录格式（见附表一），要求各部门档案管理人员采用统一格式填写电子版和纸质版目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何人不得据为己有或拒绝归档。

（三）归档的文件资料应完整、准确地反映公司在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司领导签发的原件。

（四）归档的文件资料应由各部门档案工作人员加以系统整理，认真填写目录（电子版及纸质版）备案。

第五章档案管理

第九条档案的保管。公司档案管理实行办公室统一整理归档，各部门配合管理的原则，各部门应按照归档时间、归档要求保管档案。

（一）公司必须有专门的档案室，配用专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施；各部门档案管理有专门的档案柜，配备专用钥匙等。

（二）公司办公室档案管理人员要定期对各部门整理档案对照目录进行检查、清点，发现有破损、遗漏等现象应及时修补、复制或进行其他技术处理。

第十条归档资料及档案的移交

（一）档案管理人员接受归档资料及档案时要认真验收，严格履行交接手续，填写档案交接单（见附件二）。管理人员调动工作时，必须办完移交手续后方可离岗。

（二）公司各部门发生变动、撤销时，应及时将原由原部门管理的档案交至办公室档案管理人员处。

第十一条档案的利用

（一）档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确的提供利用档案信息。

（二）档案的借阅

1、公司各部门查阅档案要在档案室进行。员工查阅档案时应填写《档案查阅单》（见附件三），经档案管理人员批准后方可查阅。

2、公司档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须认真填写《档案外借单》（见附件四），经公司分管领导批准，并严格归还期限，档案管理人员在核对无误后方可收回。《档案外借单》一式两联，借阅人和管理部门各执一份。

3、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况密级文件有公司分管领导批准后方可复印，复印人在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。

4、公司各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门负责人批准后，再根据查阅手续进行查阅。

5、外单位人员查阅或使用公司各部门的档案，需持单位介绍信，并加盖单位公章，严格按照档案管理办法执行。

6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案资料。

（三）开发使用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。

第六章附则

第十七条本办法经公司联席会讨论通过。第十八条本办法由公司办公室负责解释，实施。

第十九条本办法自发布之日起实行。

附件1：公司文件资料归档范围与保管期限表附件2：档案目录格式附件3：档案移交单附件4：档案查阅单附件5：档案借阅单附件6：档案借阅登记表

附件一：

公司文件资料归档范围与保管期限表

一、综合类

（一）公司组建资料（永久）

1、申办公司的报告与批件

2、公司章程

3、资金证明

4、场地证明

5、法定代表人任命书

6、注册登记的函件与批件

7、营业执照正本（副本）及复印件

7、税务登记证正本（副本）及复印件

8、组织机构代码证正本（副本）及复印件

（三）集团公司下发红头文件及会议纪要

（四）公司向上级领导的请示与上级领导的批示

1、方针政策性的重要业务问题（永久）

2、一般业务问题（短期）

（五）公司会议纪要（永久）

1、集团公司下发的有关公司的决定性或相关事项的会议纪要

2、公司联席会会议纪要

3、公司专题会会议纪要

4、公司董事会会议纪要

（六）各级领导视察、检查公司工作时重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、影像资料（永久）

（七）公司领导在重大活动的讲话（永久）

（八）公司启用或更改印信、徽标的通知（永久）

（九）公司机构、名称等变更的报告、批复、通知（永久）

（十）公司年度总结报告（永久）

（十一）公司发展规划、年度计划（永久）

（十二）公司大事记（永久）

（十三）公司荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯（永久）

（十四）公司内部机构调整与设置的报告、批复、通知（长期）

（十五）公司制定的各类规章制度（长期）

（十六）公司与外单位经济纠纷诉讼案件资料（长期）

（十七）公司形象宣传资料（长期）

（十八）公司内部刊物（长期）

二、劳动人事类

（一）公司领导任职通知（永久）

（二）公司董事长、总经理（含副职）、财务负责人等公司领导的聘任与解聘通知（永久）

（三）公司职工名册（永久）

（四）工资册（永久）

（五）公司各阶段组织结构图（永久）

（六）公司与职工签订的招聘录用合同等资料（长期）

（七）公司职工辞退、除名、退休的通知（长期）

（八）公司制定的劳动人事管理制度（长期）

（九）公司的工资、奖金福利分配方案（长期）

（十）公司劳动工资年报（长期）

（十一）公司历年内部薪配调查结果（长期）

三、财务类

（一）财务管理类（永久）

（二）会计档案类（长期）

四、规划项目工程类

（一）规划设计类图纸（永久）

（二）规划设计类合同及协议书（永久）

（三）规划设计类文书资料、会议纪要等（永久）

（四）招投标文件类

1、中标资料（永久）

2、投标文件在一项工程完结后，中标人投标文件应永久保存，未中标投标文件，在工程审计结束后可销毁。

（五）合同及协议书（永久）

（六）产品类图纸（永久）

五、固定资产管理类

（一）购置设备的申请、协议书及购销合同（长期）

（二）验收与调试资料（短期）

（三）使用与维修资料（短期）

（四）设备更新资料（长期）

2、起草人：

3、审核人：

4、批准人：