《物资档案管理办法五篇》

物资档案管理办法五篇

第一篇：物资档案管理办法物资档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司物资管理基础业务，实现物资管理工作“专业化、制度化、规范化、程序化”，规范物资管理原始资料的分类归档，特制定本办法。

第二条物资档案管理是指对在工程施工中所发生的物资采购、验收、贮存、发放、核算、回收处理等活动过程中有保留价值的文字材料、图片、声像资料等不同形式原始记录的整理、归档与保管。

第三条物资部长是物资资料归集的第一责任人。

第二章物资档案管理职责

第四条物资部设专职资料管理员，其职责主要有：

1、负责本单位物资管理性文件材料的形成，收集、整理、保管，保证资料的完整性、准确性、真实性与系统性。

2、按公司统一表格填制相关数据。

3、按要求对资料进行分类、整理和编制，做好各类报表和资料的归档整理工作。

4、负责本单位材料点收、发料凭证、核算等资料的装订工作，资料装订做到页号编写准确，目录清楚、标题简明扼要。

5、负责资料整理，目录制定，合理分类，便于查询和归档。

6、负责物资资料的保管，注意资料的安全和保密。

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第三章归档范围

第五条物资档案分类：

物资档案分为。物资文件、物资记录、物资报表等。

第六条物资档案的内容。主要包括。项目物资管理策划、材料调查情况统计表、物资需求计划（含技术交底）、供应商调查评价记录表、招投标资料（含oa审批流程记录）、物资购销合同、物资验收原始记录（含合格证、材质书、验收报告、校磅记录、检试验资料）、磅单（含出厂磅单、小票）、点验单（含发票复印件）、物资发放记录、发料单、物资列销报表、物资明细账、材料消耗控制台账（套表）、物资节超分析报告等，应涵盖《物资管理办法》、《物资集中采购管理暂行办法》、《周转材料管理暂行办法》、《爆破器材管理办法》、《程序文件》等文件规定的所有资料。

第四章档案资料的归类要求

第七条物资资料档案的建立

1、物资资料每月须收集整理一次，及时收集汇总粘贴当月物资原始验收记录、过磅单据、出厂小票等、汇总当月的点验单据、发料单据、物资消耗报表、核算报表等资料，并装订成册。每册必须由封面、资料清单和各种详细的原始单据构成，必要时可附编制说明，封面统一采用a4大小的牛皮纸，封面上项目经理，总工、计经部长、财务部长和物资部长签字手续必须齐全。

2、统计期规定为上月的26日至当月的25日。

3、每册内的资料必须严格按照类别归类，不得混装，每份记录表后必须附有相应的原始单据，包括现场过磅单据，出厂小票等相关原始记录，以形成记录资料的完整闭合。

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4、物资需求计划。附工程技术部门技术交底，项目总工审核，项目经理批准。

5、物资验收记录：附现场过磅单、送货小票、物资验收（发放）原始记录、汇总表等；

6、物资列销报表：附物资列销汇总表，授权领用人签字的原始发料单据；

7、物资核算报表。附材料消耗控制台账（套表）、物资验收（发放）原始记录、现场实际库存盘点表（原始记录）、物资采购单价分析表、节超分析报告、奖罚通报和整改措施。

第八条档案资料的装订标准

1、各种原始单据要统一粘贴在空白的a4纸上，单据粘贴要整齐、牢固、美观、不掉页、不串页、不倒置、便于翻阅查询；单据粘贴要尽量均匀铺开，粘贴时要仿鱼鳞式的自下而上，自右到左、由小到大依次排开，票据边缘尽可能靠近粘贴单的边缘，离边缘线约1毫米，每册厚度在0.8-1.2cm之间。

2、装订必须整齐、美观，每册资料面皮统一采用牛皮纸封皮，不得有错边，鼓边等情况，装订后用卡号机逐页卡号成册，不得掉页。

3、物资验收记录、点验单、发料单合成一册逐月装订，其他资料按其分类单独装订，当单类资料数量不足以装订成册时可适当延长装订时间，但不能超过半年。

第九条各种表格格式必须按照公司统一表格执行。

第五章物资档案的整理和保管

第十条物资资料档案必须实行科学保管和维护，防止资料损毁，维护资料安全。档案资料分电子版资料和纸质资料。

（一）电子版资料

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1、电子版资料的命名。为避免电子版资料在拷贝整理过程中覆盖、丢失，方便迅速辨别资料的有效版本，新建、更新文件时在文件名后加上年月日。例：来料登记台账20120101，表示该台账为2012年1月1日更新的。

2、文件夹建立。公司物资部以项目部为单位建立文件夹，并将同一项目的所有资料归档至该文件夹；项目部按物资归类要求建立文件夹。

3、物资部电子文档由部长归档至相关文件夹中。

4、为避免资料丢失，物资资料定期拷贝至移动硬盘或刻录光盘保存。

5、项目竣工后，由项目物资部长将项目物资部所有电子资料移交公司物资部存档。

（二）纸质资料

1、纸质资料按电子版资料对应的文件夹装盒，并填制资料清单。

2、档案盒选择及标签样式。档案盒选择3.8cm×23.3cm×31.5cm或5.6cm×23.3cm×31.5cm两种规格的蓝色塑料档案盒，标注按照标签样式打印即可。

第十一条物资资料档案必须分门别类地进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系装订，登记、排列顺序，建立档案管理台帐，做到资料档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于资料档案的保护管理。

第十二条坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保资料档案完整安全。

第十三条资料档案存放场所要保持清洁。

第十四条凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存，凡是反映本公司一般工作活动的，在较长期限

4内对本公司考察有利用价值的资料，为长期保存，凡是在较短期限内对本公司考察有利用价值的资料，为短期保存，具体保存期限按照《程序文件》要求执行。

第十五条物资资料档案移交

1、资料交接时编制资料移交明细表，交接人和接收人书面签字确认。

2、移交公司物资部的所有资料真实性由原项目部负责。

3、项目竣工两个月内将所有物资资料交回公司物资部保存，未按时移交又无合理理由的，项目物资部长原则上不安排新的工作岗位，超过四个月的，按照公司相关规定处理。

第六章附则

第十六条公司不定期组织对物资档案进行检查评比，对前三名和末三名实施奖惩。

第十七条物资档案不达标的项目及其物资人员不参与各类物资评先。

第十八条本办法由下发之日起执行。第十九条本办法由公司物资部负责解释。

附件：

报表封面.doc封面横版.docx封面竖版.docx资料盒标签.doc

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第二篇：物资管理办法上海金山铁路改建项目物资管理办法（草稿）

第一章总则

第一条为加强上海金山铁路改建工程物资管理工作，规范材料业务流程，特制定本办法。

第二条物资管理的主要任务是贯彻执行集团公司及公司有关管理规定，结合本项目实际情况制定项目物资管理细则并落到实处，以最低的成本、最好的效益、最佳的管理方式确保施工生产的物资材料及时、准确保障到位。

第三条物资管理内容主要包括。材料的采购供应计划、招标采购、入库验收、仓储保管、限额供应、成本核算、现场管理和统计分析。

第三条工程材料分为主材、辅材和周转材料三大类。

1、主材：材料消耗后构成工程主体的，或消耗总量（额）巨大的，或有较大安全危险因素的工程材料。主要大项包括：钢材（线材、圆钢、螺纹钢、钢绞线、钢筋网片、声测管、钢板等）、水泥、大堆料（砂子、碎石、粉煤灰、白灰、宕渣、红砖等）、油料（汽油、柴油、重油等）、混凝土（自拌砼、商品砼）、沥青、专项材料（锚具、支座、土工材料、伸缩缝、波纹管、外加剂、管桩等）、火工品（雷管、炸药、导火索）。

2、辅材：

为完成工程施工任务需要消耗的低值易耗品。主要大项包括：五金电料、电缆电线、工具器材、玻璃、防水材料、木材（原木、方木、板材和竹胶板）、砼制品（混凝土园管涵）、杂品、劳保用品等。

3、周转材料：

为完成工程需要投入的、能多次使用而不改变材料基本形状和性能的材料，主要包括：

（1）大型周转材料：钢轨、军用梁（包括军用三角、端头、弦杆、军

1用墩等）、拆装梁、钢板（管）桩、贝雷梁（贝雷架、支撑架、加强弦杆）、挂篮。

（2）中型周转材料。型钢（14#以上的工字钢、槽钢，单根长度4m以上）、钢枕、脚手架、碗扣架、钢护筒、钢管桩、钢支墩。

（3）小型周转材料。钢轨配件（夹板、垫板、螺栓），军用梁、贝雷梁、拆装梁、脚手架、碗扣架、挂篮的附件，以及砂箱等。

（4）工地办公、住宿、存储用的活动板房。

4、砼预制、现浇等钢模板由各队按周转材料管理，不列入项目部周转材料管理范围。

第四条按铁道部甲供甲控物资目录要求，材料分为甲供、甲控、自购材料三大类。

1、甲供材料主要有。桥梁支座，铁路通信电缆，桥梁防水材，轨道结构材料（含钢轨焊结材料、道岔、厂制砼轨枕及板、钢轨、铁路扣配件等）。

2、钢材，水泥，轨道结构用木枕、电熔枕、绝缘枕，桥梁及桥梁钢板，锚具，混凝土外加剂，房屋结构材料，铁路用电杆。

3、周转材料（钢模板、脚手架、贝雷梁、竹胶板等），油料，塑料防水板，混凝土管桩，土工格栅，砂石料，石灰，空心方桩，电焊条等。

本办法适用于项目经理部所属各单位的材料管理。

第二章物资管理机构设置及分工

第五条项目下设物资设备部、各队设物资科、各工班设材料室。项目部设一名副职分管工程物资管理工作。

2第六条物资设备部负责：

①甲供材料的申报计划，（报上海金山改建铁路公司）接送甲供材料到各工程队并办好材料交接手续，做好相关的资料及技术资料交接。

②负责甲控材料的申报及招标采购计划，报上海金山改建铁路公司及公司生产调控部，配合公司生产调控部领导进行招标采购工作，按公司《物资管理办法》要求签订合同。同各队材料人员一道做好材料的验收工作及交接手续，主要有：

③负责自购材料的采购计划，（报公司生产调控部）。配合公司生产调控部进行自购材料的招标采购工作，签订物资采购合同。同时配合公司生产调控部做好周转材料的调配工作。

④负责对各队物资管理的监督、指导、检查工作。

第七条队物资科负责：物资采购计划，物资的验收、储存、保管工作，各工班的物资采购供应工作，建立单项工程的限额发料，物资标识等。由各队自行采购的材料有：辅助材料（小五金、电料、工具、杂品等）。

第三章物资计划管理

项目部工程、物资、设备部门根据施工图纸和《项目施工组织计划》安排，编制《月工程物资需求计划》，经项目经理、总工程师审批后提报物资设备部，属于甲供物资的要提报建设指挥部。《工程物物资需求计划》根据项目工程特点分类提报，分品种、分规格、分项目、分部划分填报，并由制表人、审核人、审批人签字。

项目部物资设备部依据《月工程物资需求计划》及各队《物资采购申请计划》，参照库存情况，每月22日前填报《物资采购计划》，经项目经理审批后报公司生产调控部做为本项目工程用料的采购计划。另行编制《材

3料采购资金计划》报计财部。

3、各队在每月的20前编制下月的《物资采购申请计划》，经队长批准后报项目物资设备部。

第四章物资采购与供应

第一条物资采购严格按照公司有关《物资管理办法》的规定执行，甲供材料按业主要求进行采购和接送验收，甲控材料在铁道部合格供应商范围内进行招标采购，自购大宗材料及甲控材料均需在公司生产调控部指导监督下进行招投标，并及时签订买卖合同，报公司及相关部门备案。建立物资出库监督约束机制。依据施工图纸准确核定物资供应计划，实行限额发料制度，严格物资发放管理制度，规范物资发放业务程序，完善交接签认手续。

各队所需的物资，按月编制《材料采购申请计划》，由队领导审核签字后报物资科复核，报项目经理批示后方可采购。

购成项目工程实体的材料各队严格按单位、分项、分部位建立《物资限额发料卡》，按设计数量的85%限额发放供应。超耗部分按市场采购价核扣，节约部分按照50%予以返还，按物资的批次号、炉号建立各工号的供应台帐，要求细化到各工号的使用部位，对使用的材料要有可追逆性。

随时了解施工形象进度，掌握材料的供应、存储和使用情况，对分项、分部单位工程施工过程进行监控管理，对材料的节超情况进行准确统计，分析原因，及时汇报处理。

物资验收

所有进场的材料（包括甲供料、甲控料、自供料和劳务队自行采购的材料）都要纳入项目材料统一管理，一律点验入库、入账。

4质量控制：对构成工程实体的物资材料进入施工现场，由物资设备部同物资科人员及工班材料员共同验收，验收内容包括：物资名称、规格型号、数量、批次、批炉号，外观质量、产品标识、质量证明书等，及时填写《验收记录》。：需现场检（试）验的，应严格执行《监视和测量控制程序》，严禁先用后检。检验样品由试验人员和材料人员随机抽取，材料部门填写《原材料检验通知单》随同样品一起交与试验部门，试验室将检（试）验结果及时反馈给材料主管部门，并保存。认真执行公司“质量管理体系”程序标准要求，严格把好原材料质量关。

物资验收必须在到达施工现场指定地点后验收，钢材理论换算计量和过磅相结合。袋装、散装水泥，黄砂、碎石、自拌及商品混凝土全部采用过磅计量，拌合站材料员每日22：00前根据配合比计算出水泥、黄沙、碎石、减水剂及油料消耗数量，当日填制《限额发料卡》及《单机单车核算表》，根据技术人员提供的理论设计数量，编制《主要材料节超分析表》，拌合站站长签字后第二天上午报送物资设备部计划员登记。砾石、石灰采用过磅计量。验收人员不得少于2人，严禁在码头、工地料场以外的地点验收或1人验收。磅房安置监控摄像头一台。过磅小票必须附于过磅收料单上，如有弄虚作假现象严重惩处，直接调离该岗位。根据公司物资管理规定，收料人员必须每三个月调换一次。

物资验收中发现数量不符、质量有疑问的应查明原因，分清责任。凡供应商造成数量短少的，及时向供应商联系，填好《验收记录》，向供应商交涉处理。质量不符合合同签定要求的，按《不合格品控制程序》有关条款执行。

第五章供应、发放、使用与核算

5建立建全统一的物资核算核销制度，主要材料由项目物资设备部同计财部共同制定一个《物资核算计划指导价》，统一单价进行定价供应核算，按统一《物资核算计划指导价》发放。由物资设备部建立价差台帐，每月报送计财部对账。各队按物资核算计划指导价点验入库。发放到各工班。每月必须与计财部核对库存余额并签字留存。

2、各队物资科按每月20日到现场进行实物清查盘点，编制《材料库存统计表》，库存按照“假退料”要求编制入《月材料收支存统计报表》、根据计划技术提供的实际施工数量，编制《主要材料节超分析表》，23日前报项目物资设备部及队财务科。

对于进入施工现场物资，已使用消耗但未结付款点验入库的，执行“预点”程序，及时列入施工成本。

及时填制《物资明细台帐》。

各施工单位在施工过程中，钢材及其它废料回收不允许私自倒卖，按公司相关规定及计划科施工合同相关条款执行。

各施工队必须按项目部财务部、物资设备部规定的业务报表制度要求，及时填报各种统计报表。（报表表样及报送日期附后）

第六章现场与物资储存管理

存放料场的材料：凡是对雨淋日晒和空气温湿度的作用不发生或较少发生影响的材料，可存放料场。存放时下加垫木，上盖蓬布。如：钢材、模板等。

存入料棚的材料：凡是经雨淋日晒而能损坏，但对空气温湿度的作用不受显著影响的材料，可存放入料棚。如：钢材、钢绞线、木材等。

存入封闭式库房的材料：凡是受雨露侵袭、温湿度的影响都会造成损

6害的材料，都应存入封闭式库房中，距离地面和墙壁应留有一定的空间。如：水泥、外加剂、电力产品等。

存入特种专用库房的材料。凡是材料的物理和化学性质要求特殊保管，并必须与其他材料隔离的材料（火工品、油料、腐蚀性材料等），都应存入特种专用库房或储罐中，按不同情况，与其他库房间隔合理的安全距离。

砂石料存放场地必须经过硬化处理，分类存放。材料存放按其种类、堆整齐，做好标识。

周转材料管理第七章奖励与处罚

项目物资设备部定期对各队的物资管理进行检查评比，对管理不善的单位和评比落后的单位给予一定的经济处罚。

报表名称及报送时间（季度报、半年报、年报必须报公司）

1、《原材料、能源收支存》（zt20/01cl01）（半年报、年报）

2、《主要材料消耗定额分析》（zt20/01cl02）（半年报、年报）

3、《材料招标采购统计表》（zt20/01cl03）（年报）

4、《材料需求总计划》（zt20/01cl04）（项目进场后1月内）

5、《月材料采购计划》（zt20/01cl05）（月报）

6、《主要材料节超情况表》（zt20/01cl06）（季度报）

7、《材料收支存统计明细表》（zt20/01cl07）（季度、年报）

8、《材料收支存对帐单》（zt20/01cl08）（季度、年报）

9、《主材限额发料卡》（zt20/01cl09）

10、《主材消耗逐日登记卡》（zt20/01cl10）

11、《材料价格统计表》（zt20/01cl11）（月报）

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12、《入库点验单》（zt20/01cl12）

13、《料单》（zt20/01cl13）

14、《材料明细帐》（zt20/01cl14）

15、《主要材料采购价格公示表》（zt20/01cl15）

16、《施工队材料领用消耗公示表》（zt20/01cl16）

17、《材料盘点记录表》（zt20/01cl17）

18、《节能减排情况统计表》（zt20/01cl18）（半年报、年报）

19、《周转材料摊销费用表》（zt20/01cl19）20、《原材料检验/验收单》（zt20/01cl20）

21、《周转材料摊销标准》（zt20/01cl21）

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第三篇：物资管理办法中国管理网中国最大的企业管理资源中心

★物资管理办法

◆●第一章固定资产管理

第一条公司的生产资料凡使用年限在一年以上，单价金额在2000元以上（含2000元）均列入公司的固定资产范围。

第二条固定资产计提折旧采用预计残值率为固定资产原值的4%的计算方法分类计提固定资产折旧。财务部应按月计提固定资产折旧，及时计算各固定资产原值、累计折旧及净值。

第三条公司如需添置固定资产，应由办公室事先填制物品申购单，经总经理审批后交至财务部备案。财务事后根据物品申购单和发票入账。

第四条财务部应按每台固定资产设立固定资产明细卡，明细卡一式二份，由财务部和办公室各执一份。明细卡应注明固定资产的名称、原值、年折旧率、使用年限、使用时间、使用地点、保管人（或领用人）、主要附属设备等有关资料，并由保管人（或领用人）签字。

第五条为便于管理，财务部应按资产类型及时对每台固定资产进行编号，贴上标签，并将有关资料交由办公室备案。年末由财务部协同办公室对固定资产进行盘点，核对。

第六条固定资产在公司内部的使用地点如发生变化，办公室应及时通知财务部，会同更正有关备案资料，保证帐、卡、物一致。

第七条固定资产如发生外借，出租，出售，赠与情况，必须由办公室事先经总经批准，报财务备案或核销。

第八条固定资产如发生报废，盘盈，盘亏或毁损时，财务都应会同办公室查明原因，并由办公室出具情况说明或处理意见，报总经理审批签字后，财务作出相应的处理。

◆●第二章低值易耗品管理

物资的管理各部室均要参与进来，对于现场各管段的物资失窃，设备或则物资的损坏，负责该管段的现场领导、技术主管、调度、施工队队长负连带责任，物资管理人员负主要责任。

第十九条此办法解释权属中铁xx局集团xx铁路客专xx项目部物资部第二十条此办法自公布之日起执行

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