人事档案中问题思考

一、存在问题

1、欠缺材料较多。目前档案中欠缺材料最多的是《干部任免呈报审批表》、干部提职考察材料、年度考核表、三个月以上的培训材料、新取得的学历学位材料、职称申报审批表、参加中国共产党、共青团及派的材料、工资待遇材料、奖励处分材料、离退休审批表、正职的审计结论、生平事迹材料。

2、填写不够规范。存在着不该进而进档、该进而不进档现象。《干部履历表》等档案材料中应该填写的项目空着不填写,有的栏目该填写“无”而没填。有的项目不应该填写却填写了内容。姓名用字不按要求填写,姓名用字比较随便,乱用多音字,甚至还有的人用错字。“出生年月日”、“参加工作时间”、“入党时间”、“学历”等“三龄一历”栏目的填写上存在失真和随意现象,或大或小,或高或低,前后不一。有的材料应该由有关领导或有关人员签名盖章的却空着。有的材料末尾应该盖章的未盖章。

3、用纸规格和书写工具不规范。归档材料没有用16k规格的办公用纸,有的档案材料上没有使用黑色或蓝黑色墨水填写,而是用圆珠笔、铅笔,或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写,时间长了容易褪色。还用的干部档案材料中带铁钉进入个人档案,时间一长会生锈损坏。

4、装订顺序比较混乱。没有严格按照干部人事档案十类材料装订归档的目录顺序要求进行,有倒装、错装、混装和漏装现象。

5、涂改现象比较严重。少数人员干部人事档案中涉及出生时间、参加工作时间多处涂改严重,同一档案材料中前后不一致,给准确认定干部出生时间、参加工作时间和入党时间带来诸多不便。

二、主要原因

1、档案意识淡漠。有的干部认识不到档案对干部工作的重要性和必要性,不懂得干部档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源,不知道报送、不及时报送应该归档的个人档案材料给管档部门,长时间地存放在干部个人身边或所在单位人事部门,久而久之,就会出现干部档案材料遗失或破损的现象。

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4、要强化业务培训。要加强对管档人员和各级组织人事干部经常性的档案业务短期培训。对管档人员,主要是以自学为主、组织培训为辅。档案业务培训主要是采取举办短期业务培训班的形式,进行系统档案业务培训和干部档案观摩活动。自学主要是为他们订阅档案业务书籍,以期达到准确地掌握档案管理知识,熟练地运用到档案工作中去,自觉地做好档案工作。对乡镇及单位人事干部,主要是培训形成材料后如何进行材料搜集、鉴别,并在形成完整材料后一个月内送交管档部门。对于干部个人,主要是让他们了解哪些材料应该归档、怎么归档,对应该归档的材料如何进行规范化的填写,要编发规范化的档案材料填写说明,并提出有关填写要求。对档案用纸规格和书写工具提出明确要求。

5、要强化工作力度。管档人员要培养踏实细致的工作作风,不怕苦、不怕累,要甘于奉献、乐于清贫。平时要经常地做好档案材料的搜集、审核、甄别和归档工作。要严格按照档案十类材料的先后顺序进行规范化管理。各个管档部门每年要对所管理的档案进行一次检查核对,发现问题及时解决。对干部档案审核工作中发现的短缺档案材料,要多方查找,尽量找到原始材料,实在找不着的,则要进行弥补。

6、要强化监督管理。要建立一整套完善的档案管理制度,并狠抓落实。干部档案要明确专人管理,要严格借阅、传递审批手续。查阅档案要按管档人员的要求进行,杜绝涂改档案现象的发生。要建立档案资料基础台账,要摸清档案底数。移交档案材料要经审查合格方可,对“三龄一历”材料的填写必须按组织人事部门审定的填写。各级组织人事部门要定期召集有关部门会议,对干部档案形成及归档提出明确要求,建立健全相关制度并狠抓落实。